備用金怎么做賬
摘要
備用金做賬是企業日常財務處理中的“高頻基礎題”，但新手容易踩坑：要么長期掛賬說不清去向，要么報銷時費用歸類混亂，甚至出現“白條抵庫”被稅務盯上。本文從備用金的本質出發，結合3個真實業務場景（日常零星支出、差旅費備用金、項目備用金），手把手教你從設立、領用到報銷、核對的全流程賬務處理，附詳細會計分錄和避坑指南，看完就能直接上手操作，再也不用對著“其他應收款”發愁。
一、什么是備用金？為什么它總讓會計頭疼？
說實話，剛做會計那會，我最怕的就是碰備用金。不是因為難，而是因為“亂”——
前臺領500元買咖啡，說“下次一起報”；銷售出差前借2000元差旅費，回來單據丟了一半；甚至有部門經理領了備用金，半年都沒動靜，一問才說“錢早花了，發票還在攢”……
其實備用金沒那么復雜：它就是企業撥付給內部科室、員工，用于日常零星開支（比如買辦公用品、支付小額差旅費）的備用現金。本質上是“公司暫時借給員工的錢”，屬于“其他應收款”，花完了要憑票報銷，多退少補。
但為什么總出問題？核心原因就兩個：
1. 流程不規范：領用時沒寫清楚用途和限額，報銷時沒及時對賬，錢花哪兒了全靠“回憶”；
2. 賬務處理馬虎：要么領用時直接記“費用”，要么報銷時不沖減“其他應收款”，導致科目余額常年掛賬，稅務查賬時根本說不清。
二、備用金做賬3大核心場景，附詳細分錄+案例
不同業務場景下，備用金的賬務處理細節不同。我整理了3個最常見的場景，每個場景都配了真實案例（公司名和人名已做模糊處理），你可以直接套用。
場景1：日常零星支出備用金（比如行政采購、辦公室雜費）
特點：金額小（通常幾百到幾千元）、頻率高、用途雜（買文具、付快遞費、修打印機等）。
處理原則：先借后報，實報實銷，定期（比如每周/每月）結清。
案例：某貿易公司行政小張領用備用金
Step1：領用備用金（10月8日）
小張要負責10月的辦公室采購，向財務申請備用金2000元，填寫《備用金領用單》（注明用途“10月辦公用品采購”，限額2000元）。
會計分錄：
借：其他應收款——備用金（小張） 2000
貸：庫存現金/銀行存款 2000
（ 重點：一定要記到具體人名，別直接記“其他應收款——備用金”，否則后期對賬分不清是誰的錢！）
Step2：報銷費用（10月25日）
小張采購完，拿回來一堆發票：辦公用品850元（發票抬頭是公司全稱）、快遞費320元、打印機維修費480元，合計1650元，剩下350元現金交回財務。
會計分錄：
借：管理費用——辦公費 850
借：管理費用——快遞費 320
借：管理費用——維修費 480
借：庫存現金 350 （退回的剩余備用金）
貸：其他應收款——備用金（小張） 2000
（ 重點：費用要按明細科目歸類，別全擠到“管理費用——其他”里，否則年底匯算清繳時調賬麻煩！）
場景2：差旅費備用金（員工出差前預借）
特點：金額根據出差天數和地點定（比如省內1000元/天，省外1500元/天），報銷時需要車票、住宿票、餐飲票等憑證。
處理原則：按出差計劃借支，回來后3個工作日內報銷，超支需說明原因，節約部分退回。
案例：銷售小李去上海出差
Step1：預借備用金（11月5日）
小李要去上海出差3天，按公司標準申請備用金4500元（1500元/天），填寫《差旅費備用金申請單》，附出差計劃。
會計分錄：
借：其他應收款——備用金（小李） 4500
貸：銀行存款 4500 （金額較大時建議轉賬，避免大額現金交易）
Step2：報銷差旅費（11月10日）
小李出差回來，報銷憑證如下：高鐵票860元（去程430元+返程430元）、住宿費1800元（3晚，600元/晚）、餐飲費980元（3天，公司標準300元/天，超支80元）、客戶禮品費600元（有發票），合計4240元，剩余260元現金退回。
會計分錄：
借：銷售費用——差旅費（交通費） 860
借：銷售費用——差旅費（住宿費） 1800
借：銷售費用——差旅費（餐飲費） 980 （超支80元需部門經理簽字確認，否則只能按300元/天報銷）
借：銷售費用——業務招待費 600 （禮品費屬于業務招待費，注意年度匯算清繳時按發生額60%和收入0.5%孰低扣除）
借：庫存現金 260
貸：其他應收款——備用金（小李） 4500
場景3：項目備用金（給項目組的專項備用金）
特點：金額較大（幾萬到幾十萬）、周期長（可能持續幾個月）、用途特定（比如某個裝修項目、展會籌備）。
處理原則：單獨核算，專款專用，定期（比如每月）提交支出明細，項目結束后1個月內結清。
案例：某科技公司給“新產品發布會”項目組撥備用金
Step1：撥付備用金（9月1日）
項目組申請備用金5萬元，用于發布會場地布置、物料采購等，簽訂《項目備用金協議》，明確用途和報銷時限。
會計分錄：
借：其他應收款——備用金（新產品發布會項目組） 50000
貸：銀行存款 50000
Step2：中期報銷（9月30日）
項目組提交9月支出明細：場地定金1萬元、宣傳冊印刷費8000元，合計1.8萬元，財務審核后直接轉賬補足備用金至5萬元（即再打1.8萬元給項目組）。
會計分錄：
借：銷售費用——市場推廣費（場地費） 10000
借：銷售費用——市場推廣費（印刷費） 8000
貸：銀行存款 18000 （這種方式叫“定額備用金”，報銷時不沖減“其他應收款”，直接補錢，項目結束后再結清總額）
Step3：項目結束結清（10月30日）
發布會結束，項目組提交剩余支出：場地尾款2萬元、嘉賓禮品1.2萬元，合計3.2萬元，同時交回剩余備用金0元（5萬-1.8萬-3.2萬=0）。
會計分錄：
借：銷售費用——市場推廣費（場地尾款） 20000
借：銷售費用——業務招待費（禮品） 12000
貸：其他應收款——備用金（新產品發布會項目組） 32000
三、90%會計都會踩的3個坑，避坑指南在此
就算流程和分錄都對，實操中還是容易出問題。我總結了3個最常見的“坑”，都是我和身邊會計朋友踩過的，看完能少走很多彎路。
坑1：備用金長期掛賬，變成“糊涂賬”
癥狀：“其他應收款——備用金”科目里，某個員工的名字掛了半年以上，余額一直沒動。
后果：稅務會懷疑是“股東借款”或“挪用資金”，尤其是年底掛賬，可能被認定為“變相分紅”，要交20%個稅！
怎么破：
定死報銷時限：日常備用金每周結清，差旅費回來3天內報銷，項目備用金每月對賬；
季度清理：每季度末拉“備用金掛賬清單”，挨個催經辦人報銷，實在報不了的，讓他先把錢退回來，下次再借。
坑2：用“白條”抵備用金，被稅務罰款
癥狀：員工報銷時沒發票，用手寫“收據”或“說明”代替，財務直接入賬沖備用金。
后果：稅務不認白條，這部分費用不能稅前扣除，還要按“未按規定取得發票”罰款（500-1萬元不等）。
怎么破：
小額支出（500元以下）：可以用收款方的“收款憑證”（注明姓名、身份證號、支出項目、金額）代替發票，這是稅務總局允許的；
大額支出沒發票：讓員工找合規發票（比如去正規超市重開發票），或者直接從工資里扣回這筆錢（相當于員工自己承擔）。
坑3：備用金金額失控，導致資金浪費
癥狀：不管員工申請多少備用金，財務都批，結果有人借了1萬元，實際只花2000元，剩下的錢在個人賬戶放了一個月。
后果：公司資金被占用，影響流動性，還可能滋生“挪用”風險。
怎么破：
定限額：按崗位和業務類型設上限，比如前臺日常備用金不超過1000元，銷售出差備用金不超過500元/天；
分級審批：5000元以下財務經理批，5000元以上總經理批，大額備用金必須附詳細支出計劃。
四、老會計私藏：備用金管理3個小技巧，效率翻倍
除了賬務處理，日常管理也很重要。分享3個我用了5年的小技巧，能讓備用金管理事半功倍。
技巧1：用“備用金登記臺賬”代替純靠分錄記
別只在賬本里記“其他應收款”，單獨做一個Excel臺賬， columns包括：領用日期、經辦人、用途、金額、預計報銷日、實際報銷日、報銷金額、剩余金額、狀態（未報銷/已結清）。每次領用和報銷都更新，誰沒報銷一目了然，比翻憑證快10倍。
技巧2：小額備用金用“支付寶/微信”轉賬，留痕更方便
現在很多公司用企業支付寶/微信付備用金，轉賬時備注“XX備用金”，員工報銷時直接在群里發電子發票，財務線上審核，既避免現金交易的風險，又能自動留痕，對賬時直接導出轉賬記錄就行。
技巧3：新人入職先培訓“備用金規則”
別等員工出錯了再教，新人入職時把《備用金管理辦法》（包括領用流程、報銷時限、發票要求）打印出來，讓他簽字確認，再舉2個反面案例（比如“小王上次沒及時報銷被罰款200元”），比你后期催10次都有用。
備用金做賬看似簡單，但細節里藏著很多“門道”。記住核心邏輯：“先借后報，誰借誰還，用途明確，及時結清”，再結合上面的場景分錄和避坑指南，基本不會出大問題。如果你們公司有特殊業務（比如跨境備用金、分公司備用金），可以留言討論，咱們一起琢磨更合適的處理方法。
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