新手會計怎樣做賬
剛入行的會計新人，是不是經常對著一沓沓發票、銀行回單和報銷單發呆？心里琢磨著“第一步該干啥？”“這個數記借方還是貸方？”“萬一記錯了會不會被罵？”其實做賬沒那么玄乎，它更像“按流程拼樂高”——掌握固定步驟，注意關鍵細節，新手也能快速上手。這篇文章就從“心態準備實操步驟避坑技巧常見問題”全流程拆解，帶你一步步搞定做賬，看完就能練！
一、新手做賬前，先搞懂這3個“反焦慮”認知
很多新人覺得做賬難，不是因為知識點復雜，而是一開始就把它想得太“高大上”。先糾正3個常見誤區，心態穩了，下手才不慌。
1. 做賬不是“瞎填數”，是“用憑證講故事”
你記的每一筆賬，都得有“證據”——發票、合同、銀行流水這些原始憑證，就是業務發生的“說明書”。比如老板給你一張餐飲發票，不能直接記“費用”，得先問清楚：“這是招待客戶的，還是員工聚餐？”前者是“業務招待費”，后者可能是“福利費”，兩者稅務處理完全不同。記住：做賬的核心是“還原真實業務”，憑證就是你的“證人”，沒憑證的賬寧愿不做，也別瞎猜。
2. 別等月底“突擊做賬”，日常就得“日清日結”
我帶過一個新人，平時單據堆在桌上不管，月底抱著一堆票熬夜趕工，結果不是漏記了銀行手續費，就是把收入和應收賬款搞混。新手最容易犯的錯就是“拖延”——覺得“反正月底一起弄”，但單據放久了，誰還記得這張發票是哪個客戶的？這筆轉賬是付貨款還是押金？建議每天花20分鐘整理單據：收到發票就貼好、寫備注（比如“XX客戶3月貨款”），銀行回單當天下載分類，月底只會輕松不會累。
3. “不怕出錯，怕的是不知道錯在哪”
新人總怕記錯賬被領導批評，其實會計工作里，“試錯”是常態。我剛工作時，把一筆“管理費用”記成了“銷售費用”，領導沒罵我，反而說：“你去看看這兩個科目對利潤表的影響有啥不同，下次就記住了。”做賬出錯不可怕，關鍵是學會“自查”：比如月底對賬時，銀行存款日記賬和網銀流水對不上，先從“未達賬項”（比如企業已收銀行未收的支票）查起，再核對每筆收支的金額和日期，90%的錯誤都能這么揪出來。
二、手把手教你7步做賬：從小白到獨立出表（附實操案例）
光說不練假把式，下面用“XX貿易公司2024年5月業務”當案例，帶你走完一整套做賬流程。這家公司是小規模納稅人（新手先從簡單的學起），5月主要業務如下，跟著步驟做，看完就能上手練！
步驟1：收集整理原始憑證——把“一堆亂票”變“有序證據”
核心：區分“外來憑證”和“自制憑證”，按業務類型分類。
外來憑證：發票（銷售發票、采購發票）、銀行回單（收款、付款、手續費）、車票、水電費單等；
自制憑證：費用報銷單（員工填的差旅費、辦公費）、工資表、出庫單等。
案例操作：
XX公司5月收到的憑證有：
銷售A商品給甲客戶，開了增值稅普通發票（金額10000元，稅額300元，價稅合計10300元，銀行轉賬收款）；
向乙供應商采購A商品，收到增值稅普通發票（金額8000元，稅額240元，價稅合計8240元，銀行轉賬付款）；
員工小張報銷差旅費（高鐵票500元、住宿費800元，合計1300元，現金支付）；
銀行扣了5月手續費20元（回單一張）。
整理方法： 用文件夾按“收入、成本、費用、銀行”分類，每張憑證右上角寫編號（比如“收001”“付001”），方便后續查找。
步驟2：審核原始憑證——“過濾”無效憑證，避免埋雷
核心：3個審核要點——真實性、合規性、完整性。
真實性：發票是不是真的？（可以在“國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺”查）；
合規性：發票抬頭是不是公司全稱？稅號對不對？有沒有蓋章？差旅費報銷單有沒有領導簽字？
完整性：附件齊不齊？比如采購發票后面有沒有附入庫單？
案例操作：
審核員工小張的差旅費報銷單時，發現高鐵票上的日期是4月（不是5月業務），這時候不能直接入賬，要讓小張換成5月的票據，或者注明“4月差旅費補報”（跨月報銷需要領導額外審批）。
步驟3：填制記賬憑證——“翻譯”業務，寫對借貸
核心：記住“會計恒等式”：資產=負債+所有者權益+（收入-費用），再結合業務判斷“誰增加誰減少”。
新手記不住會計科目？教你個土辦法：把科目分成“錢的來源”和“錢的去處”——
錢的來源：收入（主營業務收入）、借錢（短期借款）、別人欠我的（應收賬款）；
錢的去處：買東西（庫存商品）、花費用（管理費用）、我欠別人的（應付賬款）。
案例操作（按5月業務填憑證）：
銷售商品收款：
借：銀行存款 10300
貸：主營業務收入 10000 （價稅分離，小規模稅額單獨記）
貸：應交稅費-應交增值稅 300
采購商品付款：
借：庫存商品 8240 （小規模不能抵扣進項稅，價稅合計入成本）
貸：銀行存款 8240
報銷差旅費（假設小張是行政部員工，記“管理費用”）：
借：管理費用-差旅費 1300
貸：庫存現金 1300
支付銀行手續費：
借：財務費用-手續費 20
貸：銀行存款 20
小提醒： 記賬憑證要寫清楚“摘要”（比如“銷售甲客戶A商品”“支付乙供應商貨款”），方便以后查賬；附件張數要填（比如發票1張+銀行回單1張，就填2張）。
步驟4：登記明細賬和總賬——“分賬”和“總賬”都要記
核心：明細賬是“按科目記流水”，總賬是“按科目匯總總數”。
明細賬：比如“銀行存款明細賬”，要逐筆登記每筆收款、付款，每天結出余額（和網銀對賬用）；“管理費用明細賬”要分二級科目（差旅費、辦公費等）登記，方便月底統計費用明細。
總賬：月底把記賬憑證匯總（用“T型賬”或“科目匯總表”），每個科目只記借方合計和貸方合計，比如“銀行存款”5月借方合計10300元，貸方合計8240+20=8260元，余額=期初余額+借方-貸方（假設期初銀行存款余額5000元，5月底余額=5000+10300-8260=7040元）。
步驟5：編制試算平衡表——檢查“借貸是否相等”
核心：所有科目的借方合計=貸方合計，如果不等，肯定有錯！
試算平衡表就像“會計的錯題本”，把總賬里的科目、借方發生額、貸方發生額、期末余額列出來，加總借方和貸方。
案例中5月試算平衡表（簡化版）：
| 科目 | 借方發生額 | 貸方發生額 |
|---|---|---|
| 銀行存款 | 10300 | 8260 |
| 庫存商品 | 8240 | 0 |
| 庫存現金 | 0 | 1300 |
| 主營業務收入 | 0 | 10000 |
| 管理費用 | 1300 | 0 |
| 財務費用 | 20 | 0 |
| 應交稅費 | 0 | 300 |
| 合計 | 19900 | 19900 |
借貸合計相等，說明記賬基本沒問題（但不代表絕對沒錯，比如“漏記一筆業務”或“借貸方向記反”可能不影響平衡，還需要結合明細賬核對）。
步驟6：結賬——“算清楚”本月利潤，結轉損益
核心：把收入、費用類科目結轉到“本年利潤”，算出當月利潤。
收入類科目（主營業務收入等）貸方余額轉“本年利潤”貸方，費用類科目（管理費用、財務費用等）借方余額轉“本年利潤”借方。
案例操作：
借：主營業務收入 10000
貸：本年利潤 10000
借：本年利潤 1320 （管理費用1300+財務費用20）
貸：管理費用 1300
貸：財務費用 20
5月利潤=10000-1320=8680元（注意：這里沒考慮成本結轉，實際銷售商品后，還要把“庫存商品”結轉到“主營業務成本”，案例中假設5月只賣了這批采購的商品，成本就是8240元，結轉后利潤=10000-8240-1320=440元，新手先掌握流程，后續再學成本核算細節）。
步驟7：編制財務報表——把“賬”變成老板能看懂的“表”
核心：新手先學編3張基礎表：資產負債表、利潤表、現金流量表（小規模可先重點學前兩張）。
利潤表：根據“本年利潤”和損益類科目填，比如“營業收入”=主營業務收入10000元，“營業成本”=8240元，“管理費用”=1300元，“財務費用”=20元，“利潤總額”=440元。
資產負債表：根據總賬余額填，比如“貨幣資金”=銀行存款7040+庫存現金（假設期初現金2000元，報銷1300后余額700元）=7740元，“庫存商品”=0（假設全賣了），“應交稅費”=300元，“未分配利潤”=440元（5月利潤）。
三、老會計私藏：3個避坑指南+2個效率技巧
做完賬不代表結束，新手還要學會“避坑”和“提速”，這都是我踩過坑總結的經驗，記得記筆記！
避坑指南：這3個錯90%的新手都犯過
1. 發票“三流不一致”：比如A公司給你開發票，你卻把錢轉給B公司，這可能被認定為“虛開發票”，稅務局一查一個準！解決：付款前核對發票銷售方和收款方是否一致，不一致讓對方出“委托收款證明”。
2. 銀行流水漏記“小額支出”：比如銀行扣的短信費、賬戶管理費（可能只有幾塊錢），新手容易忽略，導致銀行日記賬和網銀對不上。解決：每月初下載上月完整銀行流水，逐筆和明細賬核對，用熒光筆標出已記賬的，沒標的就是漏記的。
3. 結轉損益“漏科目”：比如忘了結轉“銷售費用”，導致利潤算多了。解決：結賬前先列一張“損益類科目清單”（主營業務收入、成本、管理費用、銷售費用、財務費用等），對著清單一個個結轉，確保不遺漏。
效率技巧：2個工具讓你少加班
1. Excel臺賬模板：做一個“收支明細表”，列上日期、憑證號、摘要、收入、支出、余額，每天登記，月底直接匯總數據填報表，比翻憑證快10倍（需要模板的可以留言，我發你）。
2. 財務軟件快捷鍵：用金蝶/用友的話，記住這幾個鍵：F7（查科目）、F11（保存）、Ctrl+F（查找），填制憑證時手指不用離開鍵盤，效率翻倍。
四、新手常見問題Q&A（你想問的都在這）
Q1：沒有發票的支出能做賬嗎？
A：能做賬，但稅務上可能“不能稅前扣除”。比如老板用現金買了辦公用品沒開發票，做賬時可以記“管理費用-辦公費”，但年底匯算清繳時要把這筆費用調增，多交企業所得稅。建議：盡量讓對方開發票，實在開不了的，用付款憑證（比如微信/支付寶轉賬記錄）+收據作為附件，并在憑證摘要注明“無票支出”。
Q2：小規模和一般納稅人做賬，最大的區別是啥？
A：主要在“增值稅處理”。小規模納稅人不能抵扣進項稅，采購發票價稅合計入成本；一般納稅人可以抵扣，采購發票的稅額記“應交稅費-應交增值稅（進項稅額）”，銷售稅額記“銷項稅額”，月底按“銷項-進項”交增值稅。
Q3：月底結賬后發現錯了，能直接改憑證嗎？
A：當月的錯賬可以直接作廢重填；跨月的錯賬（比如5月賬結完了，6月發現5月記錯），要用“紅字沖銷法”：先做一張和錯賬一模一樣但金額為負數的憑證（紅字），再做一張正確的憑證，不能直接涂改！
做賬就像學開車，一開始覺得方向盤難握，但練得多了，自然就順手了。記住：別害怕“慢”，新手期每筆賬都搞懂“為什么這么記”，比趕速度更重要。等你獨立做完3個月賬，再回頭看，會發現“原來我也能行”。
（注：本文涉及的會計處理方法基于最新企業會計準則，如遇政策調整，以官方最終公布為準。）
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