會計如何做好監督工作

摘要

會計監督不是“挑刺找茬”，而是企業財務安全的“最后一道防線”。做好監督，關鍵要跳出“埋頭做賬”的慣性，從“事后算賬”轉向“全程把關”——既要懂業務、會溝通，又要抓重點、防風險，更要把“監督”變成“服務業務的助推器”。本文結合10年財務實操經驗，拆解會計監督的3大核心場景、5個落地方法，幫你既守住底線，又贏得業務信任。

一、先聊聊會計監督的“真實痛點”：你是不是也遇到過這些難？

咱們做會計的，提起“監督”倆字，多少有點“頭疼”。

要么是“人情關”難破：銷售部老王拿著一張“模糊不清”的差旅費發票來報銷，笑著說“都是老同事了，通融通融”，你批還是不批？

要么是“業務不配合”：采購部說“合同都簽完了，你才說付款條件有問題，早干嘛去了？”，搞得你像“馬后炮”；

要么是“風險看不見”：明明流程都走了，憑證也齊了，但總覺得哪里不對勁，可又說不上來具體風險點……

這些場景是不是很熟悉？其實監督難，不是因為咱們“太較真”，而是沒找對方法——監督的本質，是“幫業務把好關”，而不是“給業務設障礙”。

二、做好監督，先抓住“3個關鍵節點”：從源頭堵風險，比事后補救更重要

會計監督不是“等問題來了再處理”，而是要把“關卡”設在業務發生的全流程。這3個節點，一個都不能漏：

（一）事前監督：合同、預算“先過審”，別等錢花了才發現坑

很多會計覺得“監督就是審發票、看憑證”，其實大錯特錯！事前監督才是“性價比最高”的環節。比如合同審核，我見過一家公司因為會計沒提前介入，簽了個“付款后才發現對方沒開票資質”的合同，最后錢付了，稅抵扣不了，老板氣得拍桌子。

具體怎么做？記住“三看”：

1. 看付款條件：合同里的付款節點是否合理？比如“預付款比例超過30%”要警惕（除非是長期合作的優質供應商）；有沒有“驗收合格后付款”的條款？別讓錢付了，貨不對板。

2. 看發票約定：明確寫清“提供合規增值稅專用發票”“開票內容與實際業務一致”，避免后期對方用“普票”“個人抬頭發票”搪塞。

3. 看違約責任：如果對方延遲交貨、質量不達標，怎么扣錢？這些條款越細，后期財務處理越主動。

舉個例子：之前我們公司采購部談了個設備合同，寫的“預付50%，到貨后付50%”。我審核時發現，設備需要安裝調試，萬一到貨后調試不合格怎么辦？后來改成“預付30%，到貨驗收合格后付60%，質保期滿付10%”，雖然采購部覺得麻煩，但后來對方果然調試出了小問題，咱們直接扣了10%尾款，對方沒話說。

（二）事中監督：報銷、付款“盯細節”，別讓“小疏忽”變成“大麻煩”

日常報銷和資金支付，是會計接觸最多的監督場景。這里最容易出問題的，往往是“不起眼的小事”——比如一張發票的備注欄沒填、行程單和機票時間對不上、付款賬號和合同賬號不一致……

分享一個“四步審核法”，親測有效：

1. “票實核對”：發票內容和實際業務是否一致？比如銷售部報銷“客戶招待費”，發票開的是“辦公用品”，這就有問題（可能是拿其他發票湊數）。

2. “流程核對”：審批手續齊不齊？比如大額支出有沒有總經理簽字？采購有沒有申購單、驗收單？別覺得“領導口頭同意就行”，書面證據才是“護身符”。

3. “數據核對”：金額對不對？比如差旅費報銷，高鐵票120元，報銷單填150元，多報的30元可能是“順手多寫”，但積少成多就是風險。

4. “賬號核對”：付款時，務必核對收款方賬號、戶名和合同一致！之前有公司會計沒核對，把錢打到了對方“已注銷的舊賬號”，追了3個月才拿回來，差點造成損失。

提醒：遇到“模糊地帶”別猶豫，直接問！比如員工拿“手撕定額發票”報銷，問清楚“具體在哪消費的？為什么沒有機打發票？”，別怕對方覺得你“事兒多”，你的職責就是“把好這道關”。

（三）事后監督：賬務、報表“回頭看”，用數據發現“隱藏風險”

賬做完了、報表出了，監督就結束了？當然不是！事后監督是“查漏補缺”的關鍵——通過數據分析，發現之前沒注意到的風險點。

3個必做動作：

1. “科目余額抽查”：比如“其他應收款”里有沒有長期掛賬的“員工借款”？超過3個月沒核銷的，趕緊催（可能是員工忘了報銷，也可能是挪用公款）。

2. “異常數據追蹤”：某個月的“管理費用”突然比上月多20%？查明細！是不是有大額不合規支出混進來了？比如我之前發現“辦公費”里有一筆“奢侈品包包”的發票，原來是行政拿錯了單子，及時退了回去。

3. “跨部門對賬”：定期和業務部門對賬，比如和倉庫對“庫存商品”數量，和銷售對“應收賬款”回款，避免“賬實不符”還沒人發現。

三、最容易被忽略的“溝通技巧”：監督不是“對立”，是“一起解決問題”

很多會計監督做不好，不是能力不夠，是“不會說話”。你板著臉說“這發票不合規，不能報”，對方肯定抵觸；但你換個說法：“王哥，這發票備注欄沒填，我幫你問了稅務局，這樣可能沒法抵扣，我教你怎么讓對方重開，下次就不會麻煩了”，效果完全不同。

分享3個“讓業務配合”的溝通公式：

1. “指出問題+后果+解決方案”：

錯誤：“這合同付款條件有問題，不能簽！”

正確：“張姐，合同里寫‘預付款100%’，萬一對方不發貨，咱們錢就打水漂了（后果）。要不改成‘預付30%，發貨后付50%，驗收合格付20%’？我之前和XX供應商就是這么簽的，很穩妥（方案）?！?

2. “提前介入，別等事后”：

主動和業務部門說：“你們下次談合同前，把草稿發我看看，財務這邊幫你把把關，省得簽完了再改麻煩?！?提前介入，對方會覺得你是“幫忙”，而不是“挑錯”。

3. “用數據說話，別空講道理”：

業務部門覺得“監督太嚴影響效率”？你可以說：“上個月咱們因為發票不合規，退了5筆報銷，光快遞費就花了200塊，還耽誤了大家領錢（數據）。如果咱們第一次就把發票開對，是不是更省時間？”

四、給會計的“監督能力提升清單”：這些工具和習慣，幫你事半功倍

做好監督，光有方法還不夠，還得有“趁手的工具”和“靠譜的習慣”：

1. 建一個“監督清單”：把日常監督的關鍵點列出來（比如發票審核看“四要素”：抬頭、稅號、內容、備注），新手照著做，老手也能避免遺漏。

2. 善用“信息化工具”：比如用財務軟件設置“報銷規則預警”（超過5000元自動提醒需要總經理審批），用Excel做“風險臺賬”（記錄發現的問題、整改情況），效率翻倍。

3. “政策學習不能?！?/b>：稅務政策、會計準則經常變，比如2024年新出的“電子發票報銷新規”，你要是不知道，監督時就可能出錯。建議關注“國家稅務總局”官網、“會計視野”等公眾號，每周花1小時學習。