用現金發工資會計分錄怎么做

一、現金發工資：會計分錄的核心邏輯與痛點解析

用現金發工資的會計分錄其實并不復雜，但很多新手會計在實際操作中總會踩坑：要么漏記提現環節，要么混淆“應付職工薪酬”的結轉順序，甚至因為附件不全導致稅務檢查時手忙腳亂。今天這篇文章，我們結合10年實操經驗，從準備階段發放環節后續處理全流程拆解，附3個典型案例和5個避坑指南，幫你徹底搞懂現金發工資的賬務處理。

二、現金發工資的完整流程與會計分錄（附案例）

（一）發放前的準備：從“算工資”到“提現金”

核心動作：核算工資總額計提工資提取現金

很多人以為“發工資”只需要做發放分錄，其實計提環節才是基礎。比如10月工資11月發，10月底就要先計提，否則會導致當期成本費用不準確。

1. 計提工資（假設10月工資，10月底處理）

借：管理費用-工資（行政部門）

銷售費用-工資（銷售部門）

生產成本-直接人工（生產車間）

制造費用-工資（車間管理部門）

貸：應付職工薪酬-工資

案例1：某商貿公司10月工資表顯示，行政部工資3萬元，銷售部工資5萬元，合計8萬元。

分錄如下：

借：管理費用-工資 30000

銷售費用-工資 50000

貸：應付職工薪酬-工資 80000

2. 提取現金（發放前1-2天，需填寫現金支票）

借：庫存現金

貸：銀行存款

注意：大額提現需提前和銀行預約，提現用途寫“工資”，附件需附現金支票存根。

案例2：11月5日發放10月工資，11月4日從銀行提取現金8萬元。

分錄如下：

借：庫存現金 80000

貸：銀行存款 80000

（二）實際發放：處理“代扣款項”與“未領工資”

核心動作：發放工資扣除社保/個稅/借款等登記領款簽字表

現金發放時，最容易出錯的是代扣款項的處理（比如員工個人承擔的社保、個稅，或之前向公司借的備用金），以及未及時領取的工資如何掛賬。

1. 正常發放（無代扣款項、全員領取）

借：應付職工薪酬-工資

貸：庫存現金

案例3：11月5日，用現金8萬元發放工資，所有員工均簽字領取，無代扣項。

分錄如下：

借：應付職工薪酬-工資 80000

貸：庫存現金 80000

2. 有代扣款項（以個稅為例，社保同理）

假設案例1中，員工合計需繳納個稅1500元，公司代扣后統一申報。

發放時分錄：

借：應付職工薪酬-工資 80000

貸：庫存現金 78500

應交稅費-應交個人所得稅 1500

后續繳納個稅時：

借：應交稅費-應交個人所得稅 1500

貸：銀行存款 1500

3. 員工未及時領取工資

若員工張三因出差未領工資5000元，需將未領部分從“庫存現金”轉入“其他應付款”：

借：庫存現金 5000（紅字沖回未發放部分）

貸：其他應付款-待領工資（張三）5000

員工領取時：

借：其他應付款-待領工資（張三）5000

貸：庫存現金 5000

（三）發放后的收尾：附件歸檔與稅務風險提示

必備附件：工資表（需員工簽字）、現金支票存根、代扣款項明細表。

易錯點：

工資表無員工簽字，稅務可能認定為“虛增成本”；

現金發放比例過高（如超過總工資的50%），容易被稅局關注是否存在“體外循環”。

三、5個實操避坑指南（會計必看）

1. 現金發放≠不用申報個稅：無論現金還是銀行發放，個稅必須全員全額申報，否則面臨0.5-3倍罰款。

2. 工資表需留存原件：電子簽字無效，必須紙質版員工手寫簽字，避免勞動糾紛時無法舉證。

3. 大額現金發放謹慎處理：建議超過1萬元的工資優先通過銀行轉賬，現金發放需備注“工資”并讓員工寫收條。

4. 跨年工資不能亂提：12月計提的工資，次年匯算清繳前未發放，需納稅調增。

5. 備用金與工資分開：若用備用金發工資，需先做“借：庫存現金 貸：其他應收款-備用金”，再發放。

四、常見問題解答

Q1：現金發工資需要附哪些原始憑證？

A：工資表（員工簽字）、現金支票存根（提現時）、代扣個稅/社保的明細表。

Q2：員工離職后未領的工資怎么處理？

A：超過3年無人認領的，可轉入“營業外收入”，但需留存員工離職證明和通知記錄。

Q3：小規模公司用現金發工資，會被稅局查嗎？

A：只要工資真實、個稅申報完整，現金發放本身合法，但需注意發放金額合理性（如與當地同行業工資水平匹配）。

現金發工資的分錄本質是“先計提、再提現、后發放”的閉環，核心是確保“應付職工薪酬”科目借貸平衡，附件鏈條完整。實際操作中，寧可多做一步登記，也不要圖省事省略簽字或提現環節——畢竟會計工作，細節才是生命線。

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