預(yù)付賬款怎么做賬
摘要
預(yù)付賬款做賬其實(shí)沒那么復(fù)雜，關(guān)鍵是搞懂“錢先付、貨后到”的核心邏輯，再分清楚日常付款、收貨確認(rèn)、跨期處理這幾個(gè)環(huán)節(jié)，遇到退款、壞賬等特殊情況也有固定套路。今天這篇文章從基礎(chǔ)概念到實(shí)操步驟，再到真實(shí)案例和避坑指南，手把手教你把預(yù)付賬款的賬做明白，新手也能一看就會(huì)。
一、先搞懂：預(yù)付賬款到底是個(gè)啥？為啥要單獨(dú)做賬？
剛開始接觸財(cái)務(wù)的小伙伴，最頭疼的可能就是這些“長得像”的科目——預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)收款，到底有啥區(qū)別？為啥付出去的錢，有的記“預(yù)付”，有的記“其他應(yīng)收”？
說白了，預(yù)付賬款就是“先給錢、后拿貨/服務(wù)”的錢。比如你公司跟供應(yīng)商訂了100萬的原材料，合同要求先付30%定金，這30萬就是預(yù)付賬款；再比如年底提前給辦公室交了明年一整年的房租，這筆錢也是預(yù)付賬款。
那為啥要單獨(dú)設(shè)這個(gè)科目？直接記“費(fèi)用”或“成本”不行嗎？還真不行。因?yàn)榘凑?a href='http://www.abtbt.com.cn/kc/cs802_px171/' target='_blank'>會(huì)計(jì)“權(quán)責(zé)發(fā)生制”，錢雖然付了，但貨沒收到、服務(wù)沒享受，這筆錢就不算真正的支出，只能算“暫時(shí)借給對方的錢”，等拿到貨、享受到服務(wù)，才能轉(zhuǎn)成成本或費(fèi)用。要是直接記費(fèi)用，會(huì)導(dǎo)致當(dāng)期利潤虛減，賬就不準(zhǔn)了。
這里插一句，別把預(yù)付賬款和“其他應(yīng)收款”搞混了。其他應(yīng)收款是“非經(jīng)營性”的暫付款，比如員工借的備用金、替別人墊付的錢；而預(yù)付賬款是“經(jīng)營性”的，必須跟公司的日常采購、服務(wù)直接相關(guān)。舉個(gè)例子：給供應(yīng)商付的貨款定金，記預(yù)付賬款；給員工出差借的差旅費(fèi)，記其他應(yīng)收款——這下清楚了吧？
二、日常賬務(wù)處理：3步走，分錄+案例一看就會(huì)
預(yù)付賬款的日常處理，說白了就是“付款收貨/服務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)”三個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)的分錄都有固定模板，套進(jìn)去就行。
1. 第一步：付款時(shí)，先把錢“掛”起來
當(dāng)公司按照合同約定，給供應(yīng)商預(yù)付錢的時(shí)候，這筆錢還沒變成成本/費(fèi)用，所以要先記在“預(yù)付賬款”科目里（資產(chǎn)類科目，借方表示增加）。
分錄模板：
借：預(yù)付賬款——XX公司（供應(yīng)商名稱）
貸：銀行存款
舉個(gè)例子：
A公司是做服裝生產(chǎn)的，2023年10月5日跟布料供應(yīng)商B公司簽了合同，訂了一批價(jià)值50萬元的棉布，合同約定預(yù)付40%定金，也就是20萬元。當(dāng)天通過公戶轉(zhuǎn)賬支付了定金。
這筆業(yè)務(wù)的分錄就是：
借：預(yù)付賬款——B公司 200000
貸：銀行存款 200000
2. 第二步：收到貨物/服務(wù)時(shí)，把“掛賬”轉(zhuǎn)成成本/費(fèi)用
等供應(yīng)商發(fā)貨了、開了發(fā)票，或者服務(wù)完成了，就說明這筆預(yù)付賬款的“使命”完成了，要從“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)到對應(yīng)的成本或費(fèi)用科目里（比如原材料、庫存商品、管理費(fèi)用等）。
分錄模板：
借：原材料/庫存商品/管理費(fèi)用等（根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)選科目）
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（如果收到專票）
貸：預(yù)付賬款——XX公司
接著上面的例子：
2023年10月20日，A公司收到B公司發(fā)來的50萬元棉布，同時(shí)收到B公司開具的增值稅專用發(fā)票（金額50萬，稅額6.5萬，價(jià)稅合計(jì)56.5萬）。A公司驗(yàn)收入庫后，用銀行存款支付了剩余的36.5萬元（56.5萬-已預(yù)付的20萬）。
這時(shí)候要分兩筆處理：
先把預(yù)付的20萬結(jié)轉(zhuǎn)：
借：原材料——棉布 500000
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）65000
貸：預(yù)付賬款——B公司 200000
銀行存款 365000
3. 第三步：跨年/跨期處理？別慌，按“受益期”分?jǐn)偩托?
如果預(yù)付的錢對應(yīng)的服務(wù)/貨物是跨年度的（比如預(yù)付明年一整年的房租、物業(yè)費(fèi)），就不能一次性轉(zhuǎn)成費(fèi)用，要按“受益期”分?jǐn)偂＿@時(shí)候需要用到“待攤費(fèi)用”科目（如果金額小、期限短，也可以簡化處理，但規(guī)范做法是分?jǐn)偅?
舉個(gè)例子：
A公司2023年12月20日預(yù)付了2024年1-12月的辦公室房租，一共12萬元，收到了房東開的發(fā)票。
這筆錢是2024年的費(fèi)用，2023年不能全記，所以：
2023年12月付款時(shí)：
借：預(yù)付賬款——XX房東 120000
貸：銀行存款 120000
2024年1月起，每月分?jǐn)?萬元（12萬÷12個(gè)月）：
借：管理費(fèi)用——房租 10000
貸：預(yù)付賬款——XX房東 10000
三、特殊情況處理：退款、壞賬、長期掛賬，這樣應(yīng)對
實(shí)際工作中，預(yù)付賬款不會(huì)總是“付款收貨完事”這么順利，難免遇到對方違約、退款、甚至錢付了貨收不到的情況，這時(shí)候該怎么處理？
1. 付了款，對方違約退款了：把“掛賬”沖掉
如果因?yàn)楣?yīng)商原因（比如沒按時(shí)發(fā)貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），雙方協(xié)商后對方把預(yù)付的錢退回來了，直接把當(dāng)初的付款分錄沖掉就行。
分錄模板：
借：銀行存款
貸：預(yù)付賬款——XX公司
例子：
A公司之前預(yù)付給C公司10萬元采購輔料，后來C公司破產(chǎn)無法供貨，2023年11月退回了10萬元。
分錄：
借：銀行存款 100000
貸：預(yù)付賬款——C公司 100000
2. 錢付了，貨收不到，也退不了款：按“壞賬”處理
如果供應(yīng)商跑路、破產(chǎn)，預(yù)付的錢確定收不回來了，這就成了“壞賬”。按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，需要計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，或者直接轉(zhuǎn)銷（小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則可以直接轉(zhuǎn)銷）。
分錄模板（企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則）：
計(jì)提壞賬準(zhǔn)備時(shí)：
借：信用減值損失
貸：壞賬準(zhǔn)備——預(yù)付賬款
實(shí)際轉(zhuǎn)銷時(shí)：
借：壞賬準(zhǔn)備——預(yù)付賬款
貸：預(yù)付賬款——XX公司
例子：
A公司2022年預(yù)付給D公司5萬元貨款，D公司一直沒發(fā)貨，2023年確認(rèn)D公司已注銷，5萬元無法收回（A公司執(zhí)行企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則）。
2023年底計(jì)提壞賬：
借：信用減值損失 50000
貸：壞賬準(zhǔn)備——預(yù)付賬款 50000
轉(zhuǎn)銷時(shí)：
借：壞賬準(zhǔn)備——預(yù)付賬款 50000
貸：預(yù)付賬款——D公司 50000
3. 長期掛賬不處理？小心稅務(wù)找上門！
很多公司的預(yù)付賬款會(huì)出現(xiàn)“長期掛賬”（比如掛了1年以上，貨沒到、錢沒退），別以為放著不管就行！稅務(wù)部門會(huì)認(rèn)為這可能是“虛增成本”“隱藏收入”的信號，甚至?xí)笳{(diào)增應(yīng)納稅所得額。
怎么辦？ 定期（比如每季度）跟供應(yīng)商對賬，確認(rèn)預(yù)付賬款的狀態(tài)：能收貨的催收貨，能退款的催退款，確定收不回的及時(shí)做壞賬處理，并且留存好合同、溝通記錄等證據(jù)，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
四、真實(shí)案例：從付款到跨年分?jǐn)偅暾咭槐榱鞒?
為了讓大家更有代入感，我們拿“預(yù)付服務(wù)費(fèi)”舉個(gè)完整的例子，涵蓋付款、跨年、分?jǐn)側(cè)鞒獭?
案例背景：
甲公司是一家廣告公司，2023年11月1日跟乙公司簽了一份“年度營銷策劃服務(wù)合同”，服務(wù)期是2024年1月1日-2024年12月31日，服務(wù)費(fèi)總額36萬元，合同約定簽約后5日內(nèi)預(yù)付50%，也就是18萬元，2024年6月再付剩余50%。
賬務(wù)處理步驟：
1. 2023年11月5日，甲公司通過公戶支付18萬元預(yù)付款，收到乙公司開具的“預(yù)付卡銷售和充值”不征稅發(fā)票（注意：預(yù)付時(shí)對方可能開不征稅發(fā)票，實(shí)際服務(wù)后再開帶稅率的發(fā)票）：
借：預(yù)付賬款——乙公司 180000
貸：銀行存款 180000
2. 2024年1月，乙公司開始提供服務(wù)，1月底甲公司收到乙公司開具的1月服務(wù)費(fèi)發(fā)票（金額3萬元，稅額0.18萬元，價(jià)稅合計(jì)3.18萬元）：
借：銷售費(fèi)用——服務(wù)費(fèi) 30000
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）1800
貸：預(yù)付賬款——乙公司 31800
3. 2024年2-12月，每月收到發(fā)票后按上述分錄處理（每月分?jǐn)?.18萬元，其中進(jìn)項(xiàng)稅0.18萬），直到預(yù)付的18萬元用完（18萬÷3.18萬≈5.66個(gè)月，也就是到2024年5月，預(yù)付賬款會(huì)全部結(jié)轉(zhuǎn)完）。
4. 2024年6月，支付剩余50%服務(wù)費(fèi)18萬元，分錄同第一步；后續(xù)7-12月每月分?jǐn)偅鞒掏稀?
五、新手必看：3個(gè)避坑指南，讓你少走彎路
1. 別把“預(yù)付賬款”當(dāng)“垃圾桶”：只有跟經(jīng)營相關(guān)的采購、服務(wù)預(yù)付款才能記預(yù)付賬款，其他無關(guān)的暫付款（比如借給股東的錢）要記“其他應(yīng)收款”，否則科目用錯(cuò)，會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性。
2. 發(fā)票和合同一定要留好：預(yù)付賬款的核心憑證是“合同”和“發(fā)票”，付款時(shí)要附合同復(fù)印件，收貨/服務(wù)后要附發(fā)票、驗(yàn)收單，退款時(shí)要附退款協(xié)議和銀行回單，這些憑證能證明業(yè)務(wù)真實(shí)性，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3. 定期對賬，別讓預(yù)付賬款“睡大覺”：每個(gè)季度末，把預(yù)付賬款明細(xì)打出來，跟供應(yīng)商逐一核對金額、未發(fā)貨/服務(wù)的原因，及時(shí)處理長期掛賬，別等稅務(wù)查賬時(shí)才手忙腳亂。
其實(shí)預(yù)付賬款做賬，核心就是“清晰記錄錢的來龍去脈”：錢付出去時(shí)記“預(yù)付”，貨/服務(wù)到了轉(zhuǎn)成本/費(fèi)用，特殊情況按規(guī)則調(diào)整。只要跟著步驟走，多練幾個(gè)案例，很快就能上手。下次再遇到預(yù)付賬款的問題，不妨翻出這篇文章對照著做，保準(zhǔn)不會(huì)錯(cuò)。
尊重原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請注明出處與鏈接：http://www.abtbt.com.cn/Accounting/691073.html，違者必究！
