采購會計流程是什么_采購計入什么會計科目

摘要

采購會計流程是企業財務運轉的“毛細血管”，從需求提報到款項支付，每個環節都影響著成本核算與資金安全；而采購計入的會計科目，則需根據采購對象（原材料、固定資產、辦公用品等）、付款方式（現購、賒購、預付款）及納稅人身份（一般納稅人/小規模）靈活區分。本文將拆解采購會計全流程步驟、詳解不同場景下的科目設置，并結合實操案例和避坑指南，幫你搞定采購賬務中的“老大難”問題。

一、采購會計流程：從“需求”到“付款”的全鏈路拆解

很多會計新手覺得采購流程“亂”，其實是沒抓住核心邏輯——“事前有審批、事中有憑證、事后有核對”。一套規范的采購會計流程，能幫企業堵住成本漏洞，還能讓賬務處理事半功倍。下面分5個關鍵環節拆解，附真實案例更易懂。

1. 請購環節：流程的起點，別讓“口頭需求”埋雷

核心動作：業務部門提交書面請購單，注明采購物品名稱、規格、數量、預估單價、用途（比如生產部采購原材料、行政部采購打印機），經部門負責人、財務審核、管理層審批后生效。

為什么重要？我見過一家小公司，銷售部口頭讓采購買了2000元的客戶禮品，沒走請購流程，月底報銷時財務才發現“這筆錢花哪兒了”都講不清，最后只能掛“其他應收款”長期扯皮。

實操提醒：請購單必須寫清“用途”，比如“生產A產品用鋼材”“行政辦公用筆記本電腦”，這直接決定后續計入什么科目（后文會講）。

2. 采購環節：合同+發票，兩個“硬憑證”缺一不可

核心動作：采購部門根據審批后的請購單找供應商，簽訂采購合同（注明品名、數量、單價、付款方式、交貨時間），收到貨物后索要合規發票（專票/普票，根據納稅人身份選）。

常見坑點：只簽合同不開發票，或發票開具內容與實際采購不符。比如采購的是“辦公用A4紙”，發票開成“服務費”，后期稅務檢查時會被認定為“虛開發票”風險。

案例參考：某貿易公司采購100箱飲料，合同寫“碳酸飲料”，但供應商開的發票是“食品”，財務審核時發現后要求重開——因為“食品”類目太寬泛，無法證明與采購內容一致，可能影響成本歸集。

3. 入庫環節：驗收單是“實物與賬面”的橋梁

核心動作：倉庫收到貨物后，核對實物與采購合同、發票是否一致（數量、規格、質量），沒問題就開具“入庫驗收單”，注明“已驗收合格”，倉庫負責人簽字。

關鍵點：入庫單必須和發票、合同“三單匹配”。比如采購10臺電腦，發票開10臺，入庫單只寫8臺，說明有2臺沒到或有質量問題，此時不能全額入賬，需等問題解決后再處理。

新手易錯：直接按發票金額入賬，忽略入庫單。比如發票開了5萬元，但實際只收到3萬元的貨，提前全額記賬會導致賬面存貨虛高。

4. 付款環節：別著急打錢，先過“三單核對”關

核心動作：財務部門收到請購單、采購合同、入庫驗收單、發票后，核對“四單信息一致”（金額、數量、供應商），確認無誤后按合同約定付款（比如預付30%、驗收后付70%）。

付款方式不同，流程有差異：

預付款：先付款后收貨，需在請購單和合同中注明“預付”，付款時財務要留存“預付款申請單”，避免重復付款；

賒購（后付款）：收貨后按約定時間付款，財務需在賬上掛“應付賬款”，到期前提醒業務部門核對是否已收貨。

真實教訓：有家公司采購原材料，合同約定“驗收后30天付款”，但財務沒核對入庫單，直接按發票日期付了款，后來發現貨物一直沒到，錢已打給供應商，追款追了3個月。

5. 賬務處理環節：及時記賬，別讓單據“睡大覺”

核心動作：付款或收到發票后，財務根據入庫單、發票、付款憑證，在財務系統中錄入會計分錄，完成采購賬務處理。

關鍵原則：“權責發生制”——貨物入庫時確認成本/資產，款項支付時沖減負債或減少資產，別把“付款”和“入賬”混為一談。比如12月采購的原材料已入庫，但次年1月才付款，12月就要先入賬（借“原材料”，貸“應付賬款”），1月付款時再沖“應付賬款”。

二、采購計入什么會計科目？3大維度幫你“對號入座”

很多會計糾結“采購的東西該記哪個科目”，其實記住一句話：“看用途、看對象、看金額”。下面分3類常見場景詳細說，附分錄案例更直觀。

1. 按“采購對象”分：買的是“資產”還是“費用”？

（1）采購“原材料/庫存商品”：直接用于生產或銷售，記“存貨類科目”

適用場景：制造業采購原材料（鋼材、布料）、貿易公司采購庫存商品（飲料、服裝）。

會計科目：

一般納稅人（可抵扣進項稅）：

借：原材料/庫存商品（不含稅金額）

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）（發票稅額）

貸：銀行存款/應付賬款（價稅合計）

小規模納稅人（不可抵扣進項稅）：

借：原材料/庫存商品（價稅合計）

貸：銀行存款/應付賬款

案例：A服裝廠（一般納稅人）采購100米布料，發票金額10萬元（不含稅），稅額1.3萬元，已付款。

分錄：

借：原材料 100000

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）13000

貸：銀行存款 113000

（2）采購“固定資產”：單價高、使用久（超1年），記“固定資產”

適用場景：采購設備（機床、電腦）、辦公家具（桌椅、文件柜），一般單價超過5000元（實務中常見標準，具體按企業制度）。

會計科目：

借：固定資產（價稅合計，小規模納稅人直接計入；一般納稅人可抵扣進項稅，按不含稅金額計）

借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）（一般納稅人專用）

貸：銀行存款/應付賬款

注意：固定資產次月開始計提折舊，別忘記后續賬務處理（比如電腦按3年折舊，月折舊額=（原值-預計凈殘值）/36）。

（3）采購“辦公用品/低耗品”：金額小、一次性消耗，記“費用類科目”

適用場景：采購A4紙、筆、文件夾等辦公用品，或單價低的工具（比如鉗子、扳手）。

會計科目：

行政部門用：借“管理費用-辦公費”

銷售部門用：借“銷售費用-辦公費”

生產車間用：借“制造費用-物料消耗”

案例：行政部采購500元辦公用品（普票，價稅合計500元），已付款。

分錄：借：管理費用-辦公費 500 貸：銀行存款 500

2. 按“付款方式”分：錢是“先付”“后付”還是“當月付”？

（1）當月采購當月付款（現購）：直接記“銀行存款”

分錄：借“原材料/費用類科目”等 貸“銀行存款”（參考上文案例）。

（2）先付款后收貨（預付款）：先記“預付賬款”，收貨后轉成本/資產

付款時：借：預付賬款-XX供應商 貸：銀行存款

收貨并收到發票時：借“原材料/固定資產”等 貸：預付賬款-XX供應商

案例：B公司向甲供應商預付3萬元采購原材料，1個月后收到貨物和發票（價稅合計5.65萬元，其中稅額0.65萬元），補付2.65萬元。

預付時：借：預付賬款-甲供應商 30000 貸：銀行存款 30000

收貨時：借：原材料 50000 借：應交稅費-應交增值稅（進項稅額）6500 貸：預付賬款-甲供應商 56500

補付時：借：預付賬款-甲供應商 26500 貸：銀行存款 26500

（3）先收貨后付款（賒購）：先記“應付賬款”，付款時沖銷

收貨并收到發票時：借“原材料/費用類科目”等 貸：應付賬款-XX供應商

付款時：借：應付賬款-XX供應商 貸：銀行存款

3. 特殊情況：這些“采購”別記錯科目！

（1）采購用于“員工福利”的物品：進項稅不能抵扣，全計入“應付職工薪酬”

比如采購月餅、大米作為員工福利，即使取得專票，進項稅也需轉出（或直接按普票全額計入）。

分錄：借：應付職工薪酬-職工福利費 貸：銀行存款

（2）采購“服務”（如咨詢費、運輸費）：記“費用類科目”或“成本類科目”

運輸費：采購原材料的運輸費，計入“原材料”成本（借：原材料 貸：銀行存款）；

咨詢費：管理部門的咨詢服務，計入“管理費用-咨詢費”。

三、實操避坑指南：老會計不會告訴你的3個“潛規則”

1. “三單不一致”怎么辦？先別入賬，找業務部門核實！

如果請購單、入庫單、發票的數量/金額對不上（比如請購10個，入庫8個，發票開10個），可能是“部分到貨”或“質量問題退貨”，此時別強行按發票入賬，要讓采購部門補“退貨單”“部分到貨說明”，按實際入庫數量記賬，未到貨部分掛“在途物資”或暫不處理。

2. 暫估入庫：月底發票沒到？先估后沖，別跨年！

如果月底貨物已入庫但發票沒到，為了保證賬實一致，需要“暫估入庫”：

暫估時（按合同價或預估單價）：借：原材料 貸：應付賬款-暫估應付款

次月收到發票后，先紅字沖銷暫估分錄，再按發票金額正常入賬（避免重復記賬）。

提醒：暫估入庫盡量別跨年，否則可能影響年度匯算清繳時的成本扣除。

3. 小規模納稅人別糾結“進項稅”，直接全額計入成本！

很多小規模納稅人會計會問“我收到專票了，進項稅能抵扣嗎？”——答案是“不能”！小規模納稅人不管收到專票還是普票，都按價稅合計金額計入采購成本，別單獨記“進項稅額”（系統也不支持抵扣）。

采購會計流程和科目設置，看似基礎，實則影響企業的成本控制、資金規劃和稅務合規。記住“流程要規范、憑證要齊全、科目按用途分”，遇到問題多和業務部門溝通（別自己悶頭猜），慢慢就會發現：采購賬務其實沒那么難。