員工暫借怎樣做會計分錄-員工暫支會計分錄做法
摘要
員工暫借（暫支）是企業財務日常高頻業務，小到幾百元的辦公備用金，大到幾萬元的差旅費預支，分錄做錯不僅影響賬目清晰，還可能埋下稅務風險。本文結合實際工作場景，從“暫支發生日常管理核銷報銷”全流程拆解會計分錄做法，附3個典型案例和避坑指南，幫你輕松搞定員工暫支賬務處理。
一、先搞清楚：員工暫借和暫支，到底是個啥？
咱們做財務的都知道，日常工作里經常碰到同事來“借錢”：銷售說要出差墊差旅費，行政說要買辦公用品沒備用金，甚至偶爾還有員工個人臨時周轉（這種要特別注意，后面會說）。這些其實都算“員工暫借/暫支”——簡單說，就是員工因工作需要（或特殊情況）提前從公司預支款項，后續憑票據報銷或還款的業務。
這里有個關鍵：必須區分“因公暫支”和“因私暫借”。因公暫支（比如差旅費、采購款）是正常業務，會計處理有明確規范；因私暫借（比如員工個人買房借錢）則要謹慎，不僅涉及稅務風險（可能被認定為“工資薪金”或“借款利息個稅”），還可能違反公司財務制度，建議提前和管理層明確審批流程。
今天咱們重點講因公暫支的會計分錄，這才是財務日常最頭疼也最需要搞明白的部分。
二、日常備用金暫支：最常見的分錄怎么做？（附案例）
備用金暫支是頻率最高的場景——比如行政部門需要5000元日常辦公備用金，月底憑發票報銷。這種情況通常是“定額備用金”制度，即預支一筆固定金額，花完報銷后再補足。
步驟1：暫支時的分錄
員工提交《暫支單》（必須有部門負責人、財務負責人簽字！原始憑證不能少），財務支付款項時，分錄如下：
借：其他應收款——備用金——行政部（張三） 5000
貸：銀行存款/庫存現金 5000
（注意：明細科目要寫清楚“部門+人名”，后面查賬才知道錢借給了誰，避免一團亂麻。）
步驟2：報銷核銷時的分錄
月底張三拿4800元辦公發票（比如打印紙、水電費）來報銷，花了4800元，剩下200元退回。這時候要分兩步：先沖銷“其他應收款”，再處理差額。
第一步：報銷費用+退回余款
借：管理費用——辦公費 4800
借：庫存現金 200
貸：其他應收款——備用金——行政部（張三） 5000
如果張三花超了，比如實際花了5200元，公司補付200元，分錄就是：
借：管理費用——辦公費 5200
貸：其他應收款——備用金——行政部（張三） 5000
貸：銀行存款/庫存現金 200
劃重點：
備用金暫支的核心是“先掛賬，后沖銷”，“其他應收款”科目一定要及時清理，別讓科目余額越積越多，年底審計時會被追問“為什么這么多未核銷的備用金”，解釋起來很麻煩。
三、差旅費暫支：從借款到報銷，全流程分錄拆解
差旅費暫支比備用金復雜一點，涉及“借款出差報銷”多個環節，還可能有補貼、退票費等特殊情況。咱們拿個真實案例來說：
案例： 銷售部李四要去上海出差5天，申請暫支差旅費8000元，其中機票預計3000元，酒店預計4000元，備用金1000元。財務通過公戶轉賬支付。
步驟1：暫支差旅費時
和備用金一樣，先掛“其他應收款”：
借：其他應收款——差旅費——銷售部（李四） 8000
貸：銀行存款 8000
步驟2：出差回來報銷時（分3種情況）
情況1：實際花費=暫支金額（不多不少）
李四報銷時提交：機票2800元（含民航發展基金50元，可抵扣進項稅）、酒店3600元（專票，稅率6%，稅額203.77元）、市內交通費500元、餐費補貼500元（公司規定每天100元，5天共500元，無發票），合計8000元。
這里要注意：機票和酒店的進項稅可以抵扣，餐費補貼如果是“憑票報銷”則計入費用，“無票補貼”可能需要并入工資交個稅（具體看公司制度和當地稅務規定）。
分錄如下（假設餐費補貼為無票，計入“應付職工薪酬”）：
借：銷售費用——差旅費（機票） 2750（2800-50，民航發展基金不能抵扣）
借：應交稅費——應交增值稅（進項稅額） 150（機票進項稅=（2800-50）÷1.09×9%≈221？這里可能算錯了，實際機票進項稅計算是（票價+燃油附加費）÷1.09×9%，假設李四機票票價2700元，燃油附加費50元，那進項稅=2750÷1.09×9%≈227.52元，前面估算221元，這種小誤差在實際工作中難免，不用太糾結，按發票稅額為準就行）
借：銷售費用——差旅費（酒店） 3396.23（3600-203.77）
借：應交稅費——應交增值稅（進項稅額） 203.77（酒店專票稅額）
借：銷售費用——差旅費（市內交通） 500
借：應付職工薪酬——工資（餐費補貼） 500
貸：其他應收款——差旅費——銷售部（李四） 8000
情況2：實際花費＜暫支金額（退回余款）
如果李四實際只花了7500元，退回500元現金，分錄就是在上面基礎上多一個“庫存現金”科目：
借：（各項費用科目）7500
借：庫存現金 500
貸：其他應收款——差旅費——銷售部（李四） 8000
情況3：實際花費＞暫支金額（公司補付）
如果李四花了8500元，公司補付500元，分錄就是：
借：（各項費用科目）8500
貸：其他應收款——差旅費——銷售部（李四） 8000
貸：銀行存款 500
避坑提醒：
差旅費報銷時，一定要核對“暫支金額”和“實際花費”是否匹配，如果員工長期拖著不報銷（比如出差回來3個月才交單），財務要主動催！不然“其他應收款”長期掛賬，稅務可能認定為“變相發放工資”，補繳個稅就麻煩了。
四、專項費用暫支：這種情況別直接沖銷！
除了備用金和差旅費，還有一種“專項費用暫支”——比如公司要辦年會，行政部王五暫支2萬元用于場地預訂、物料采購。這種暫支通常金額較大，且可能分多次報銷，處理時要注意“分次核銷”。
案例： 王五暫支2萬元辦年會，第一次拿1.2萬元場地費發票報銷，第二次拿8000元物料發票報銷。
步驟1：暫支時
借：其他應收款——專項費用——行政部（王五） 20000
貸：銀行存款 20000
步驟2：第一次報銷（1.2萬元）
這時候不能直接沖銷全部“其他應收款”，而是按實際報銷金額沖銷：
借：管理費用——福利費（年會場地費） 12000
貸：其他應收款——專項費用——行政部（王五） 12000
（此時“其他應收款”余額還有8000元）
步驟3：第二次報銷（8000元）
借：管理費用——福利費（年會物料費） 8000
貸：其他應收款——專項費用——行政部（王五） 8000
（此時“其他應收款”余額為0，全部核銷）
關鍵：
專項費用暫支如果分多次報銷，每次只沖銷對應金額，別圖省事一次性全沖了，否則中間如果有費用超標或票據不合規，很難追溯調整。
五、暫支后一直不核銷？財務必須注意這3個風險點
講完分錄做法，再聊聊實操中的“雷區”。員工暫支后最讓財務頭疼的就是“拖著不核銷”，比如借了錢出差，回來半年不拿發票報銷，或者備用金用了不補單。這種情況不僅導致賬目不清，還可能有3大風險：
1. 稅務風險：被認定為“工資薪金”或“借款利息”
根據稅務規定，如果員工暫支長期不核銷（通常超過1年），且無法證明用于公務，可能被視為公司“向個人支付的非經營活動借款”，需要按“工資薪金所得”代扣代繳個稅；如果是股東暫支，還可能被認定為“股息紅利”，補繳20%個稅。
2. 資金風險：占用公司資金，影響流動性
尤其是大額暫支，長期不核銷會占用公司營運資金，萬一員工離職或失聯，錢可能收不回來，最后財務還要背鍋。
3. 審計風險：內控不規范被質疑
年報審計時，審計師會重點核查“其他應收款”明細，如果發現大量長期未核銷的員工暫支，會質疑公司內控是否存在漏洞，要求整改。
怎么辦？
建議財務每月做“暫支臺賬”，列出未核銷的暫支記錄（姓名、金額、日期、事由），超過1個月未核銷的主動提醒，超過3個月的上報管理層，必要時從工資中扣回（記得提前在公司制度里寫清楚，避免勞動糾紛）。
最后總結
員工暫借/暫支的會計分錄其實不難，核心就3步：暫支時掛“其他應收款”，報銷時按實際費用沖銷，差額多退少補。難的是日常管理——及時催報、規范憑證、清晰核算。記住：財務工作不怕麻煩，就怕“差不多就行”，一筆分錄做錯，后面可能要花十倍時間來擦屁股。希望今天的內容能幫你把員工暫支賬務理得明明白白，下次同事再來借錢，你也能從容應對啦。
尊重原創文章，轉載請注明出處與鏈接：http://www.abtbt.com.cn/edunews/724517.html，違者必究！
