規制令使作用。公文是各級各類領導機關發號施令的手段，是實施領導、處理公務的工具。公文在實施領導、實施管理中能夠發揮規范控制、令行禁止、組織協調的作用。明事通情作用。各級各類領導機關在實施管理職能、開展公務活動中，在上下左右之間，需要經常溝通情況、交流意見，以求共識共作。公文作為明事通情手段在機關工作中廣為應用。參謀決策作用。各級各類領導機關在決策和決策實施過程中，離不開信息的搜集、處理和運用，離不開調查研究和征求意見。公文以其法定的渠道和效率滿載各種信息為資治輔政服務。宣傳輿論作用。各級各類領導機關在實施領導、處理公務中需要有效的宣傳輿論的支持。而公文的貫徹執行是宣傳輿論的核心。商洽聯絡作用。各級各類領導機關之間有許多事情需要商洽、介紹和聯絡，以便互相理解、支持和配合，發揮整體效應。此中，公文寫作不可或缺。存儲憑證作用。公文是各級各類領導機關職能活動的真實記錄，是統一思想、處理問題的基本依據。公文在執行的時候是這樣，成為檔案之后仍然是這樣。