記賬憑證的編制的種類

摘要

記賬憑證是會計核算的“基石”，每一張憑證都關系著賬目是否清晰、報稅是否準確。但很多會計新手（甚至老會計）都會在“該用哪種憑證”上犯迷糊：收到貨款填收款憑證還是轉賬憑證？付房租用付款憑證時貸方科目總寫錯？別急，今天這篇文章就把記賬憑證的種類掰開揉碎講清楚——從最常用的“收/付/轉憑證”，到單式/復式憑證的區別，再到通用憑證和機制憑證的實操技巧，每種類型都配具體案例和編制步驟，幫你徹底告別“憑證選擇困難癥”，讓做賬效率翻倍。

一、先搞懂：為什么要區分記賬憑證的種類？

說實話，剛接觸會計工作時，我也曾覺得“記賬憑證不都長那樣嗎？隨便填一張能記清楚不就行了？”后來跟著老會計做了幾個月才發現，憑證種類搞錯，后續麻煩能“堆成山”：比如把轉賬業務錯填成收款憑證，會導致現金/銀行存款日記賬虛增；付款憑證漏記貸方科目，月底對賬時銀行余額怎么都對不上……

其實，區分憑證種類的核心目的就兩個：

1. 讓賬目更“有條理”：不同業務用不同憑證，查賬時能快速定位（比如想找所有收款記錄，直接翻收款憑證就行）；

2. 降低出錯率：每種憑證有固定的科目方向（比如收款憑證借方必是“庫存現金”或“銀行存款”），相當于給新手“搭了個框架”，不容易填錯。

所以，不管你是剛入行的會計小白，還是自己管賬的老板，搞懂憑證種類都是“必修課”。

二、按用途分：最常用的“收/付/轉”三類憑證（附編制示例）

這是實務中用得最多的分類方式，90%的中小企業手工賬都會用這種。簡單說，就是看業務是否涉及“現金”或“銀行存款”，來決定用哪種憑證。

（1）收款憑證：“錢進來”時用它

定義：專門記錄“現金”或“銀行存款”增加的業務（比如收到貨款、借款、租金等）。

核心特征：憑證左上角“借方科目”固定填“庫存現金”或“銀行存款”，貸方科目根據業務內容填（比如“主營業務收入”“應收賬款”等）。

編制步驟（以銀行收款為例）：

1. 填日期：業務發生當天（比如2023年10月15日）；

2. 編憑證號：按“收字第X號”排序（比如本月第3筆收款，就是“收字第3號”）；

3. 寫摘要：簡明扼要描述業務（比如“收到甲公司貨款”）；

4. 填科目和金額：借方“銀行存款”，貸方“應收賬款——甲公司”，金額寫全（比如12000元）；

5. 附原始憑證：銀行回單、銷售發票等（記得數清楚張數填上去）；

6. 簽名：制單、審核、出納、記賬人都要簽字（別漏了！）。

舉個例子：

10月15日，公司收到甲公司通過銀行轉賬支付的上月貨款12000元，原始憑證有銀行進賬單1張、銷售發票復印件1張。

收款憑證填寫如下：

日期：2023年10月15日

憑證號：收字第3號

摘要：收到甲公司貨款

借方科目：銀行存款 12000元

貸方科目：應收賬款——甲公司 12000元

附件：2張

（2）付款憑證：“錢出去”時用它

定義：專門記錄“現金”或“銀行存款”減少的業務（比如付工資、交水電費、采購付款等）。

核心特征：憑證左上角“貸方科目”固定填“庫存現金”或“銀行存款”，借方科目根據業務內容填（比如“管理費用”“原材料”等）。

注意！這個坑90%的人踩過：

涉及“現金和銀行存款互轉”的業務（比如從銀行取現、現金存銀行），只編付款憑證，不編收款憑證！

比如從銀行取現5000元，只編“銀行存款付款憑證”（貸方“銀行存款”，借方“庫存現金”），避免重復記賬。

編制示例：

10月20日，用現金支付辦公室水電費800元，原始憑證有水電費發票1張。

付款憑證填寫如下：

日期：2023年10月20日

憑證號：付字第8號

摘要：支付10月水電費

貸方科目：庫存現金 800元

借方科目：管理費用——水電費 800元

附件：1張

（3）轉賬憑證：不涉及“錢”的業務用它

定義：記錄不涉及現金和銀行存款收付的業務（比如計提折舊、結轉成本、攤銷費用、賒銷商品等）。

特點：沒有固定的借方或貸方科目，需要根據業務性質分析“誰借誰貸”，新手容易在這里“卡殼”。

編制步驟：和收/付款憑證類似，但左上角沒有固定科目，直接在“會計科目”欄填借貸雙方科目。

舉個例子：

10月31日，計提本月管理部門固定資產折舊3000元（假設固定資產是電腦，折舊計入管理費用）。

轉賬憑證填寫如下：

日期：2023年10月31日

憑證號：轉字第15號

摘要：計提10月管理部門折舊

借方科目：管理費用——折舊費 3000元

貸方科目：累計折舊 3000元

附件：折舊計算表1張

三、按填列方式分：單式憑證和復式憑證，該選哪種？

除了按用途，還可以按“填列方式”分——簡單說，就是一張憑證上只填一個科目（單式），還是填所有科目（復式）。

（1）復式憑證：一張憑證記全“借貸雙方”（推薦新手用）

定義：一張憑證上同時填列經濟業務所涉及的全部會計科目（借方和貸方），前面講的“收/付/轉憑證”都屬于復式憑證。

優點：能直觀看到業務全貌（比如“銀行存款增加，應收賬款減少”），查賬方便，適合大多數企業。

缺點：如果業務涉及多個科目（比如采購材料，同時付運費、稅費），一張憑證可能寫不下，需要“分數編號”（比如轉字第5 1/2號、5 2/2號）。

（2）單式憑證：一個科目一張憑證（現在很少用了）

定義：把一項業務的借方和貸方科目分開，每張憑證只填一個科目（比如借方科目填一張“借項憑證”，貸方科目填一張“貸項憑證”）。

舉個例子：用銀行存款支付貨款5000元（借：應付賬款 5000，貸：銀行存款 5000），需要編兩張單式憑證：

借項憑證：借方“應付賬款”5000元

貸項憑證：貸方“銀行存款”5000元

優點：便于分工記賬（比如一個會計管借方科目，一個管貸方科目），適合業務量大、分工細的大型企業。

缺點：一張憑證只反映部分業務，容易遺漏，而且憑證數量多，整理麻煩——現在手工賬基本不用了，了解即可。

四、按格式分：通用憑證和專用憑證，小公司選哪種更省事？

有些公司覺得“收/付/轉憑證”分類太麻煩，會用“通用憑證”；業務復雜的公司則更傾向“專用憑證”，具體怎么選？

（1）專用憑證：分類明確，適合業務多的企業

就是前面講的“收款憑證、付款憑證、轉賬憑證”，三種憑證格式不同（比如收款憑證借方固定，付款憑證貸方固定），一眼就能區分業務類型。

適合場景：每月業務量超過50筆的企業，或者有專職出納和會計分工的公司（出納管收付款憑證，會計管轉賬憑證）。

（2）通用憑證：一張憑證記所有業務，適合小公司

定義：不分收/付/轉，所有業務都用一種格式的憑證（長得像轉賬憑證，沒有固定的借方或貸方科目欄）。

優點：不用糾結“該用哪種憑證”，新手上手快，適合業務少的小微企業（比如每月就10幾筆業務）。

缺點：查賬時需要一張張翻，不如專用憑證直觀——如果業務慢慢變多，建議換成專用憑證。

舉個例子：小商店老板每月就幾筆收支，用通用憑證時，收到貨款就直接填“借：庫存現金，貸：主營業務收入”，付房租就填“借：管理費用，貸：庫存現金”，簡單粗暴。

五、電算化時代：“機制憑證”要不要學？

現在大部分公司都用財務軟件（比如用友、金蝶），記賬憑證基本是“機制憑證”（軟件自動生成），但你還是得知道它的“脾氣”。

機制憑證的特點：

1. 自動生成，但需要人工核對：比如收到發票時，在軟件里錄入發票信息，系統會自動生成“借：原材料，貸：應付賬款”的憑證，但你得核對金額、稅率有沒有錯（系統偶爾會抽風，比如把“13%稅率”識別成“9%”）。

2. 格式固定，種類簡化：軟件里一般只有“記賬憑證”一種格式（類似通用憑證），不用手動分收/付/轉，但會在憑證上標注“現金/銀行/轉賬”類型（方便篩選）。

3. 注意“反結賬”風險：機制憑證刪除或修改需要權限，如果已經結賬后發現憑證錯了，得“反結賬-反記賬-反審核”才能改，步驟比手工賬麻煩，所以錄入時盡量仔細。

六、新手常見問題：分不清憑證種類？3個小技巧幫你快速判斷

最后，總結幾個“懶人判斷法”，幫你3秒確定用哪種憑證：

技巧1：看“現金/銀行存款”是否變動

現金/銀行存款增加 收款憑證

現金/銀行存款減少 付款憑證

現金/銀行存款不變 轉賬憑證

技巧2：記不住分類？先寫分錄再判斷

比如業務是“銷售商品未收款”，分錄是“借：應收賬款，貸：主營業務收入”，沒有現金/銀行存款，直接用轉賬憑證。

技巧3：小公司直接用“通用憑證”過渡

如果實在搞不懂分類，剛開始可以用通用憑證，等熟悉業務后再嘗試分收/付/轉——會計學習是循序漸進的，別給自己太大壓力。

記賬憑證的種類雖然多，但核心邏輯很簡單：根據業務特點選憑證，讓賬目清晰、查賬方便。剛開始可能會記錯、填錯，但多練幾次就會發現：原來“收/付/轉”就像會計的“三原色”，組合起來就能畫出清晰的賬目“圖畫”。希望這篇文章能幫你少走彎路，做賬越來越順手～

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