貨物部分退回怎么開票

在日常經營中，企業難免會遇到貨物部分退回的情況。這時候，開票的問題就成了不少財務人員和老板頭疼的事：發票到底是直接作廢還是紅沖？跨月的發票能不能處理？紅字發票要怎么開才合規？今天這篇文章就結合最新的稅法規定和實際操作案例，手把手教你搞定部分退貨的開票難題，讓你再也不用為這事跑斷腿、問破頭。

一、先搞懂：為什么部分退貨開票這么麻煩？

前幾天遇到一個客戶王總，他公司上個月賣了100臺打印機給經銷商，總價10萬元，發票早就開出去了。結果這個月經銷商說有20臺型號不對要退回，讓王總重新開80臺的發票。王總自己琢磨著直接把原來的發票作廢重開，財務卻告訴他跨月發票不能作廢，得開紅字發票。這一下把王總整懵了：“不就是退點貨嗎？怎么開個票這么復雜？”

其實，部分退貨開票的復雜性主要來自兩個方面：

一是稅務規則的嚴謹性：發票作為計稅憑證，一旦開具就會進入稅務系統，隨意作廢或修改可能導致稅企爭議；

二是業務場景的多樣性：退貨發生在當月還是跨月？購買方是否已經認證抵扣？是專用發票還是普通發票？不同情況的處理方式完全不同。

如果處理不當，輕則導致財務賬目混亂，重則可能被稅務機關認定為虛開發票，面臨罰款風險。所以，千萬別覺得“差不多就行”，這事兒必須較真！

二、分情況處理：3大場景+實操步驟，照著做準沒錯

（一）場景1：當月發生部分退貨，且發票未交給購買方

這種情況最幸運，處理起來最簡單。比如你10月5日開了一張發票，10月15日客戶退回部分貨物，此時發票還在你手里，沒給對方。

操作步驟：

1. 直接在開票系統中將原發票作廢；

2. 按照實際未退回的貨物數量、金額重新開具發票。

舉個例子：

A公司10月8日賣給B公司50件衣服，每件200元，價稅合計11300元（稅率13%），發票已開但未交付。10月20日B公司退回10件，A公司直接作廢原發票，重新開具40件衣服的發票，金額8000元，稅額1040元，價稅合計9040元。

注意：作廢發票必須同時滿足“聯次齊全、未抄稅、未認證”三個條件，缺一不可。如果發票已經交給對方，哪怕是當月，也不能直接作廢！

（二）場景2：跨月發生部分退貨，或發票已交給購買方（專用發票）

這種情況最常見，也是最容易出錯的。比如9月開具的發票，10月發生退貨，或者發票已經交給客戶且對方可能已認證。這時候只能通過“紅字發票”來處理，具體又分兩種情況：

1. 購買方已認證抵扣，或未認證但發票無法退回

由購買方申請紅字信息表，銷售方開具紅字發票。

操作步驟：

（1）購買方在增值稅發票管理系統中填寫《開具紅字增值稅專用發票信息表》，填寫時要注意：

“退貨數量”和“退貨金額”只填退回部分，比如原發票100件退20件，就填20件對應的金額；

“是否已抵扣”選“是”（已認證）或“否”（未認證但無法退回）；

（2）購買方提交信息表，待稅務機關審核通過后，生成帶有“紅字發票信息表編號”的信息表；

（3）銷售方憑購買方提供的編號，在開票系統中開具紅字專用發票，紅字發票的金額、稅額必須與信息表一致；

（4）銷售方根據紅字發票沖減收入，再按實際未退回貨物重新開具藍字發票。

舉個例子：

C公司8月賣給D公司100臺電腦，單價5000元，價稅合計565000元（稅率13%），D公司已認證抵扣。9月D公司退回10臺，操作如下：

D公司申請紅字信息表，填寫退貨數量10臺，金額50000元，稅額6500元；

C公司收到信息表編號后，開具紅字發票（金額-50000元，稅額-6500元）；

C公司再開一張藍字發票，數量90臺，金額450000元，稅額58500元，價稅合計508500元。

2. 購買方未認證，且發票已退回

由銷售方申請紅字信息表，并開具紅字發票。

這種情況和購買方申請類似，只是信息表由銷售方填寫，其他步驟一致。需要注意的是，如果發票未認證但購買方已入賬，可能不愿意退回發票，這種情況仍需由購買方申請信息表。

（三）場景3：普通發票部分退回，怎么處理？

普通發票的處理比專用發票簡單一些，無需申請紅字信息表，直接開具紅字發票即可。

操作步驟：

1. 當月退貨且發票未交付：直接作廢原發票，重開正確發票（同專用發票場景1）；

2. 跨月退貨或發票已交付：銷售方在開票系統中直接開具紅字普通發票，紅字發票的金額、數量對應退回部分，然后重新開具藍字發票。

提醒：普通發票紅字開具時，不需要填寫信息表，但要確保紅字發票與原藍字發票的貨物名稱、規格等信息一致，避免稅務風險。

三、避坑指南：這5個錯誤千萬別犯！

1. 錯誤1：部分退貨直接作廢整張發票

很多人圖省事，不管是否跨月、是否交付，直接作廢原發票重開。但跨月發票一旦抄稅，就無法作廢，強行作廢會導致稅務系統比對異常。

2. 錯誤2：紅字發票金額與退貨金額不符

比如退20件貨，卻按10件開紅字發票，或者紅字發票稅率與原發票不一致。稅務機關會認定為未按規定開具紅字發票，面臨罰款。

3. 錯誤3：忘記留存退貨憑證

部分退貨必須有退貨協議、入庫單等證明材料，否則紅字發票可能被認定為虛開。這些憑證要和發票一起保存，至少留存10年。

4. 錯誤4：購買方已認證，銷售方卻自行申請紅字信息表

這種情況下開具的紅字發票無效，因為稅務系統會顯示“購買方已認證，不允許銷售方申請”，導致紅字發票無法抵扣。

5. 錯誤5：紅字發票開具后，未重新開具藍字發票

部分退貨后，紅字發票沖減了退回部分，剩下的未退回部分需要重新開具藍字發票，否則購買方無法抵扣相應進項稅，可能會找你扯皮。

四、真實案例：因為一張紅字發票，這家公司省了5萬元罰款！

去年有個案例，E公司銷售一批貨物后發生部分退貨，財務人員沒按規定開紅字發票，直接讓客戶把原發票退回，作廢后重開了一張。結果稅務稽查時發現，原發票已經跨月且客戶已認證抵扣，最終被認定為違規作廢發票，罰款5萬元。

如果當時E公司按流程讓客戶申請紅字信息表，開具紅字發票后再重開，完全可以避免這個問題。所以說，合規操作看似麻煩，實則是在給企業“避坑”。

五、總結：3步搞定部分退貨開票

1. 判斷場景：確認退貨時間（當月/跨月）、發票類型（專票/普票）、購買方是否認證；

2. 按規操作：專用發票區分購買方/銷售方申請紅字信息表，普通發票直接開紅字；

3. 留存憑證：保存退貨協議、紅字信息表、紅字發票、重新開具的藍字發票等全套資料。

最后要提醒的是，稅務政策可能會有調整，如果你遇到特別復雜的情況（比如涉及出口退稅、免稅貨物退貨等），建議及時咨詢當地稅務機關或專業財稅人員。記住，開票無小事，合規才能讓企業走得更遠。

（注：本文內容基于2023年最新增值稅發票管理規定，若后續政策調整，以官方最終公布為準。）

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