采購與付款業務循環的內部控制點
摘要
采購與付款業務是企業資金流出的“主動脈”，從需求提報到款項支付，每個環節都藏著“跑冒滴漏”的風險。小到辦公用品采購的“糊涂賬”，大到工程項目付款的“暗箱操作”，稍有不慎就可能讓企業蒙受損失。本文結合10余年財務內控實戰經驗，拆解采購付款全流程的7大核心環節，提煉23個高風險控制點，附具體案例和實操工具，幫你堵住漏洞、降本增效，讓每一分錢花在明處。
一、需求申請環節：把好“入口關”，別讓糊涂賬進來
痛點直擊：“各部門隨便提需求，買了一堆用不上的東西”“明明有庫存，又重復采購”——這是很多企業的通病。需求申請不規范，后續采購全白搭。
1. 需求審批：三層審核缺一不可
部門負責人審核：確認需求的“真實性”（是不是真的需要）和“必要性”（現有資源能否替代）。
案例：某互聯網公司行政部提報“購買20臺高端筆記本”，部門負責人審核時發現，實際只有5人需要移動辦公，最終壓縮至5臺，節省12萬元。
財務部門審核：對照預算，看是否在年度預算范圍內，超預算需求需單獨走審批。
分管領導審批：對大額或特殊需求（如緊急采購）進行最終決策。
2. 需求標準化：用“采購申請單”鎖定關鍵信息
必填要素：采購物品名稱、規格型號、數量、預估單價、需求日期、用途說明。杜絕“買一批辦公用品”這種模糊描述，建議附《物料規格清單》或樣品照片。
二、供應商管理環節：選對伙伴比砍價更重要
群體共鳴：“供應商突然斷貨，生產線停擺”“合作多年的老供應商，居然以次充好”——供應商管理不到位，采購就是“踩雷游戲”。
1. 供應商準入：建立“白名單”制度
資質審核：營業執照、生產許可證、質量認證（如ISO）、銀行資信證明等，缺一不可。
實地考察：年采購額超50萬元的供應商，必須現場考察生產能力、質量控制流程。
反面案例：某食品廠采購原材料時，未實地考察供應商，后來發現對方是“空殼公司”，導致原材料斷供，損失300萬元。
2. 供應商評級：動態淘汰“劣質伙伴”
每季度從“價格、質量、交期、服務”四個維度打分，分為A/B/C三級：
A級（90分以上）：優先合作，可享受付款優惠；
C級（60分以下）：直接淘汰，3年內不得合作。
三、招投標與詢比價環節：陽光下的交易才靠譜
戳中焦慮：“招標就是走過場，內定供應商早就內定好了”“詢比價只問3家，價格根本壓不下來”——缺乏監督的采購，很容易滋生腐敗。
1. 招投標：3個“必須”防舞弊
必須公開招標（除特殊情況，如獨家代理）；
必須隨機抽取評標專家（避免“人情分”）；
必須全程錄音錄像（存檔備查，審計可追溯）。
2. 詢比價：“3+1”原則保低價
至少向3家獨立供應商詢價（注意：排除關聯關系企業）；
增加1家“備選供應商”報價，防止前3家串標。
實操工具：用《詢比價記錄表》對比“報價、付款條件、售后服務”，選擇綜合最優解，而非單純最低價。
四、合同管理環節：白紙黑字才是護身符
真實痛點：“合同簽完才發現付款條件是‘預付100%’”“交貨期沒寫清楚，供應商無限拖延”——合同漏洞比“口頭承諾”更可怕。
1. 合同審批：法務、財務雙審制
法務審核：重點看違約責任（如延遲交貨按日扣除1%貨款）、爭議解決方式（約定仲裁或訴訟地點）；
財務審核：關注付款方式（預付比例不超過30%）、發票類型（專票/普票）、稅率是否合規。
2. 合同存檔：電子檔+紙質檔雙備份
建議用合同管理系統（如釘釘合同模塊）存檔，紙質合同需加蓋騎縫章，由專人保管，借閱需登記。
五、采購執行環節：別讓“貨不對板”成為常態
共鳴場景：“收到的貨和樣品差太遠，退還是不退？”“數量少了一箱，供應商說‘運輸損耗正?！薄炇窄h節不嚴格，企業就是“冤大頭”。
1. 到貨驗收：“雙人復核+拍照留證”
庫管員核對“實物與采購訂單是否一致”（數量、規格、品牌）；
使用部門確認“質量是否達標”（如原材料需抽樣送檢）；
關鍵物品（如設備）驗收需拍照或視頻存檔，作為后續維權證據。
2. 入庫單：與采購訂單、合同“三單匹配”
入庫單必須注明“驗收合格”字樣，由庫管員、使用部門負責人雙簽字，財務憑此辦理付款。
六、付款審批環節：守住資金安全的最后一道崗
高頻問題：“發票到了就付款，根本沒核對是否收貨”“審批流程走一半，老板口頭說‘先付了’”——付款隨意性，是資金流失的“直接殺手”。
1. 付款審核：“四單匹配”原則
財務付款前必須核對：采購訂單、合同、入庫單、發票，四者信息一致（如供應商名稱、金額、物品型號）才能付款。
2. 付款方式：優先“對公轉賬”，禁止“現金支付”
超1000元必須對公轉賬，杜絕“員工代付后報銷”的操作；
預付款需提供“履約保函”，降低供應商違約風險。
3. 審批權限：按金額分級授權
5萬元以下：部門經理+財務經理審批；
5萬-50萬元：分管副總審批；
50萬元以上：總經理或董事會審批。
七、財務核算與檔案管理：事后監督也能防微杜漸
容易忽視：“采購流程走完就完事，沒人回頭看有沒有問題”——缺乏事后復盤，同樣的錯誤會反復犯。
1. 定期對賬：每月與供應商核對應付賬款
重點核對“已付款未開票”“已開票未付款”明細，避免長期掛賬導致糾紛。
2. 內部審計：每年至少1次采購專項審計
審計部門隨機抽查采購訂單、合同、驗收單，看是否存在“虛假采購”“價格異常”等問題。
案例：某企業審計時發現，同一批原材料，A供應商報價比市場價高20%，經查實是采購經理收受回扣，最終挽回損失80萬元。
寫在最后
采購與付款的內控，從來不是“某一個部門的事”，而是需要需求部門、采購部、財務部、法務部協同配合。從“需求提報”到“付款歸檔”，每個環節都擰緊“螺絲釘”，才能真正實現“降成本、控風險、提效率”。記住：內控不是“束縛”，而是企業穩健經營的“保護傘”。
（注：本文案例均來自公開報道及實戰經驗總結，具體內控措施需結合企業實際情況調整。）
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