期末如何清查存貨-方法-手段

每到期末，財(cái)務(wù)室和倉庫就像被按下“加速鍵”——賬面上的數(shù)字密密麻麻，倉庫里的物料堆得像小山，一邊是截止日期逼近的焦慮，一邊是“賬實(shí)不符”的隱憂。說實(shí)話，每年這個(gè)時(shí)候，我總能聽到身邊做財(cái)務(wù)的朋友吐槽：“明明上個(gè)月才盤過，怎么這個(gè)月又對(duì)不上了？”“盤點(diǎn)表填了幾十頁，最后發(fā)現(xiàn)漏了個(gè)角落的原材料，白忙活一天！”

期末存貨清查，本質(zhì)上是給企業(yè)的“家底”做次全面體檢——既要摸清楚倉庫里到底有多少貨，更要確保實(shí)物和賬本對(duì)得上，避免資產(chǎn)流失、成本算錯(cuò)。但很多人把清查當(dāng)成“體力活”，悶頭點(diǎn)數(shù)、填表，最后不僅效率低，還容易出錯(cuò)。今天就結(jié)合我見過的真實(shí)案例（有成功的，也有踩坑的），聊聊期末清查存貨到底該怎么做，從準(zhǔn)備到收尾，一步步幫你把“糊涂賬”捋清楚。

一、先搞懂：為什么期末清查總出問題？這3個(gè)痛點(diǎn)你肯定遇到過

在說方法前，先得明白我們到底在“怕”什么。我見過太多團(tuán)隊(duì)盤點(diǎn)時(shí)手忙腳亂，歸根結(jié)底就3個(gè)原因，看看你中了沒：

痛點(diǎn)1：“臨時(shí)抱佛腳”，準(zhǔn)備工作一團(tuán)糟

最常見的錯(cuò)誤是“說盤就盤”——今天通知明天盤點(diǎn)，倉庫沒整理，賬冊(cè)沒核對(duì)，團(tuán)隊(duì)成員不知道自己該干啥。去年有家貿(mào)易公司，老板突然說“明天必須盤完”，結(jié)果倉庫里的貨堆得亂七八糟，A產(chǎn)品和B產(chǎn)品混在一起，標(biāo)簽掉了一半，盤點(diǎn)時(shí)只能靠老員工憑記憶猜，最后盤出來的數(shù)字和系統(tǒng)差了十幾萬，返工了整整三天。

痛點(diǎn)2：“一刀切”盤點(diǎn)，忽略存貨“個(gè)性”

不是所有存貨都能“數(shù)數(shù)就行”。比如生鮮企業(yè)的蔬菜會(huì)腐爛，電子廠的芯片太小容易丟，家具廠的大件商品搬不動(dòng)……有次幫一家食品廠盤點(diǎn)，他們把冷凍庫里的肉和常溫倉庫的零食用同一張表登記，結(jié)果冷凍庫的肉盤點(diǎn)時(shí)化了水，重量不準(zhǔn)；零食又因?yàn)榘b相似，錯(cuò)把“原味”記成了“辣味”，最后導(dǎo)致成本核算偏差了20%。

痛點(diǎn)3：“只盤不算”，問題藏到明年

很多人以為“盤完數(shù)對(duì)得上就行”，但實(shí)際上，清查的核心是“找原因”。比如盤虧了10件原材料，是運(yùn)輸時(shí)丟了？還是倉庫管理不善被偷了？或者是生產(chǎn)時(shí)耗用量算錯(cuò)了？如果不清查原因，今年的問題明年還會(huì)重復(fù)出現(xiàn)。我見過一家服裝廠，連續(xù)三年期末盤虧面料，每次都簡(jiǎn)單歸結(jié)為“正常損耗”，最后審計(jì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)是倉庫管理員監(jiān)守自盜，損失已經(jīng)超過百萬。

二、清查前：做好這5步準(zhǔn)備，效率直接提升60%

記住：期末清查的80%成功，取決于準(zhǔn)備階段。就像打仗前要糧草先行，盤點(diǎn)前必須把“彈藥”備足。這5件事一定要提前做，少一件都可能返工：

1. 組建“跨部門戰(zhàn)隊(duì)”，明確分工不甩鍋

別讓財(cái)務(wù)或倉庫單打獨(dú)斗！存貨清查需要財(cái)務(wù)（管賬）、倉庫（管貨）、業(yè)務(wù)（管進(jìn)出）三個(gè)部門配合。比如：

財(cái)務(wù)：負(fù)責(zé)核對(duì)賬面數(shù)據(jù)（系統(tǒng)庫存、手工臺(tái)賬），準(zhǔn)備盤點(diǎn)表格（列明清查日期、存貨名稱、規(guī)格、賬面數(shù)量、單位等）；

倉庫：提前整理現(xiàn)場(chǎng)，把存貨按“庫位-類別-批次”分區(qū)擺放，貼好標(biāo)簽（標(biāo)簽上注明品名、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期）；

業(yè)務(wù)：暫停非必要的出入庫（比如盤點(diǎn)當(dāng)天別安排發(fā)貨、收貨），如果必須出入庫，單獨(dú)記錄“盤點(diǎn)期間異動(dòng)”，避免數(shù)據(jù)混亂。

舉個(gè)例子：去年我們幫一家電商公司盤點(diǎn)，他們提前3天就凍結(jié)了倉庫系統(tǒng)的“自動(dòng)出庫”功能，所有發(fā)貨統(tǒng)一在盤點(diǎn)結(jié)束后處理，同時(shí)安排了3個(gè)小組：A組盤美妝區(qū)，B組盤食品區(qū)，C組負(fù)責(zé)核對(duì)數(shù)據(jù)，最后原本要2天的盤點(diǎn)，1天就完成了，準(zhǔn)確率100%。

2. 把“賬面數(shù)”理清楚，避免“賬都不對(duì)，盤啥都白搭”

很多人盤點(diǎn)時(shí)只盯著實(shí)物，卻忘了先核對(duì)賬面數(shù)據(jù)——如果系統(tǒng)里的數(shù)字本身就是錯(cuò)的，那盤出來的“賬實(shí)不符”根本沒意義。所以清查前，財(cái)務(wù)必須做兩件事：

核對(duì)“三賬”：系統(tǒng)庫存賬、手工出入庫臺(tái)賬、供應(yīng)商/客戶的對(duì)賬單（比如采購(gòu)的原材料，要核對(duì)供應(yīng)商的送貨單和發(fā)票；銷售的產(chǎn)成品，要核對(duì)客戶的簽收單），確保賬面數(shù)據(jù)“自洽”；

標(biāo)記“特殊存貨”：提前在表格里標(biāo)注哪些是“在途存貨”（已采購(gòu)但沒入庫）、“代管存貨”（幫客戶暫存的貨）、“呆滯存貨”（放了半年以上沒動(dòng)的貨），這些是盤點(diǎn)時(shí)的“重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象”。

3. 給倉庫“大掃除”，讓存貨“站好隊(duì)”

倉庫亂，盤點(diǎn)就慢。清查前3天，倉庫必須完成“三清”：

清區(qū)域：用膠帶或隔板劃分盤點(diǎn)區(qū)域（比如1號(hào)庫A區(qū)放原材料，B區(qū)放半成品），每個(gè)區(qū)域掛個(gè)牌子，寫清楚“負(fù)責(zé)盤點(diǎn)人”和“預(yù)計(jì)盤點(diǎn)時(shí)間”；

清混放：把混在一起的存貨分開（比如同一款衣服的S碼和M碼別堆一起），不同批次的貨按“先進(jìn)先出”順序擺放（老批次放外面，新批次放里面）；

清標(biāo)簽：模糊、脫落的標(biāo)簽全部換新，標(biāo)簽信息必須和實(shí)物一致（比如規(guī)格是“10cm×20cm”，就別寫成“10×20”，避免歧義）。

4. 準(zhǔn)備“趁手工具”，別讓“筆和紙”拖后腿

現(xiàn)在還在用Excel手寫盤點(diǎn)表？效率太低了！推薦幾個(gè)實(shí)用工具，親測(cè)能省一半時(shí)間：

基礎(chǔ)工具：打印好的盤點(diǎn)表（一式兩份，一份盤點(diǎn)用，一份核對(duì)用）、簽字筆、計(jì)算器、手電筒（倉庫角落光線暗）、封條（盤點(diǎn)后封存區(qū)域，防止亂動(dòng)）；

進(jìn)階工具：掃碼槍（對(duì)著存貨條形碼掃一下，自動(dòng)錄入系統(tǒng)，避免手動(dòng)輸錯(cuò)）、盤點(diǎn)APP（比如“管家婆”“用友”的移動(dòng)端，支持多人實(shí)時(shí)同步數(shù)據(jù)）、稱重儀（針對(duì)液體、散裝物料，比如化工原料、糧食）。

5. 開次“啟動(dòng)會(huì)”，把規(guī)則講清楚

別 assumption 大家都知道怎么盤！提前1天開個(gè)短會(huì)，明確3個(gè)規(guī)則：

“見物就盤，見賬就對(duì)”：不管是不是公司的貨，只要在倉庫里，都要記錄（比如代管的貨單獨(dú)標(biāo)記，不算入公司存貨）；

“誰盤點(diǎn)誰簽字”：每個(gè)區(qū)域盤點(diǎn)完，盤點(diǎn)人、復(fù)核人都要簽字，責(zé)任到人；

“有疑問當(dāng)場(chǎng)提”：發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽和實(shí)物不符、數(shù)量對(duì)不上，立刻找財(cái)務(wù)或倉庫主管確認(rèn)，別自己猜。

三、清查中：按“存貨類型”選方法，別再“一刀切”

準(zhǔn)備工作做好了，接下來就是“實(shí)戰(zhàn)”。不同類型的存貨，盤點(diǎn)方法完全不同，用錯(cuò)了不僅慢，還容易出錯(cuò)。這里分4類常見存貨，教你具體怎么盤：

1. 原材料/零部件：“永續(xù)盤存+實(shí)地盤點(diǎn)”結(jié)合，重點(diǎn)防“漏記”

這類存貨通常數(shù)量多、規(guī)格雜（比如電子廠的電阻、電容，服裝廠的布料），最容易漏盤。推薦方法：

第一步：用“永續(xù)盤存制”打底：先從系統(tǒng)導(dǎo)出賬面數(shù)量，按“庫位+規(guī)格”排序，打印成“盤點(diǎn)清單”（比如“1號(hào)庫A區(qū)-電阻-100Ω-賬面500個(gè)”）；

第二步：“地毯式”實(shí)地盤點(diǎn)：拿著清單到倉庫，按庫位順序一個(gè)個(gè)數(shù)，邊數(shù)邊在清單上寫“實(shí)盤數(shù)量”，遇到?jīng)]在清單上的存貨（比如之前漏記的），單獨(dú)記在“盤盈表”上；

關(guān)鍵點(diǎn)：對(duì)“小額多量”的存貨（比如螺絲、紐扣），可以用“抽樣盤點(diǎn)”——先數(shù)10個(gè)的重量，再稱總重量，算總數(shù)量（比如10個(gè)螺絲重50g，總重500g，就是100個(gè)），但要注意抽樣的代表性（別專挑大的或小的稱）。

案例：有家電子廠盤點(diǎn)電阻時(shí)，一開始全靠手?jǐn)?shù)，5000個(gè)電阻數(shù)了2小時(shí)，還數(shù)錯(cuò)了3次。后來用“抽樣稱重+掃碼槍”，先掃碼確認(rèn)規(guī)格，再稱重算數(shù)量，20分鐘就搞定了，準(zhǔn)確率100%。

2. 在產(chǎn)品/半成品：“生產(chǎn)流程追溯”法，別忽略“在制損耗”

這類存貨在生產(chǎn)線上，比如車間里的半成品、未組裝完的設(shè)備，盤點(diǎn)時(shí)容易漏記“在制損耗”（比如生產(chǎn)中報(bào)廢的零件）。方法：

第一步：停線盤點(diǎn)（或分時(shí)段盤點(diǎn)）：如果生產(chǎn)線可以停，最好在盤點(diǎn)當(dāng)天停線，避免一邊生產(chǎn)一邊盤點(diǎn)導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂；如果不能停，就按“生產(chǎn)批次”分時(shí)段盤（比如上午盤第一批，下午盤第二批）；

第二步：按“工序”追溯數(shù)量：從第一道工序開始，記錄每個(gè)工序的在產(chǎn)品數(shù)量（比如“裁剪工序-布料-100米”“縫紉工序-半成品衣服-50件”），再和生產(chǎn)計(jì)劃單核對(duì)（計(jì)劃生產(chǎn)100件，現(xiàn)在各工序加起來80件，差的20件要查是不是報(bào)廢了）；

關(guān)鍵點(diǎn)：報(bào)廢品單獨(dú)記錄，注明“報(bào)廢原因”（比如“尺寸錯(cuò)誤”“質(zhì)量問題”），別和正常在產(chǎn)品混在一起。

3. 產(chǎn)成品/庫存商品：“庫位+批次”雙核對(duì)，重點(diǎn)查“呆滯品”

這類存貨是企業(yè)的“變現(xiàn)資產(chǎn)”，盤點(diǎn)時(shí)不僅要數(shù)數(shù)量，還要看“狀態(tài)”（有沒有過期、損壞）。方法：

第一步：按“庫位+批次”盤點(diǎn)：比如“成品庫1區(qū)-2023年10月批次-運(yùn)動(dòng)鞋-紅色-42碼”，先數(shù)數(shù)量，再核對(duì)批次（避免把不同批次的貨混記）；

第二步：檢查“效期和狀態(tài)”：對(duì)有保質(zhì)期的商品（食品、藥品），重點(diǎn)看生產(chǎn)日期，臨近過期的單獨(dú)標(biāo)記（比如“距過期30天-50件”）；對(duì)易碎品（玻璃制品、電子產(chǎn)品），檢查包裝是否破損，有沒有受潮、生銹；

關(guān)鍵點(diǎn)：呆滯品（超過6個(gè)月沒銷售的貨）要單獨(dú)統(tǒng)計(jì)，比如“2023年5月入庫的T恤-100件-未銷售”，后續(xù)可以考慮打折處理或報(bào)廢，避免占用資金。

4. 特殊存貨：這些“坑”一定要避開

有些存貨比較特殊，比如在途存貨、代管存貨、委托加工物資，稍不注意就會(huì)“多盤”或“漏盤”，這里單獨(dú)說：

在途存貨：別只看采購(gòu)合同！要聯(lián)系供應(yīng)商或物流公司，確認(rèn)“實(shí)際到貨狀態(tài)”（比如“已發(fā)貨，預(yù)計(jì)3天后到庫”，就不算入本次盤點(diǎn)；如果“已到庫但未簽收”，就要納入盤點(diǎn)），最好讓對(duì)方提供物流單號(hào)或到貨證明；

代管存貨：客戶放在你倉庫的貨，要單獨(dú)造冊(cè)（注明“代管-客戶名稱-商品信息”），不算入公司存貨，但要盤點(diǎn)數(shù)量（避免弄丟了說不清）；

委托加工物資：發(fā)給加工廠的原材料，要讓加工廠提供“加工進(jìn)度表”（比如“已加工50%，剩余50%原材料”），必要時(shí)可以派人去加工廠現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)。

四、清查后：3步搞定“賬實(shí)不符”，別讓問題留到明年

盤點(diǎn)完不是結(jié)束，重點(diǎn)是處理“賬實(shí)不符”（盤盈或盤虧），并復(fù)盤優(yōu)化。這3步必須做：

1. 先“核對(duì)差異”，別急著調(diào)賬

拿到盤點(diǎn)表后，第一步是把“實(shí)盤數(shù)量”和“賬面數(shù)量”對(duì)比，算出差異（盤盈=實(shí)盤>賬面，盤虧=實(shí)盤<賬面）。但別急著調(diào)賬！先做3件事：

復(fù)查差異項(xiàng)：對(duì)差異大的存貨（比如盤虧100件以上），必須重新盤點(diǎn)，排除“數(shù)錯(cuò)、寫錯(cuò)、漏記”等低級(jí)錯(cuò)誤；

查原因：?jiǎn)柷宄盀槭裁磿?huì)差”——盤盈可能是“之前少記入庫”“供應(yīng)商多發(fā)貨”；盤虧可能是“發(fā)貨漏記”“被盜”“自然損耗”（比如煤炭會(huì)揮發(fā)，糧食會(huì)受潮減重）；

區(qū)分“正常”和“非正常”：正常損耗（比如規(guī)定損耗率5%以內(nèi)）可以直接計(jì)入成本；非正常損耗（被盜、管理不善）要追究責(zé)任，甚至報(bào)警。

例子：有家超市盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)“牛奶盤虧20箱”，復(fù)查后發(fā)現(xiàn)是收銀員發(fā)貨時(shí)掃錯(cuò)碼（把“2箱”掃成了“1箱”），屬于“發(fā)貨漏記”，最后通過補(bǔ)記銷售單解決，沒有造成實(shí)際損失。

2. 按“流程報(bào)批”，別自己拍板

差異原因查清后，要按公司制度報(bào)批（小公司可能老板批，大公司要財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批），尤其是大額差異（比如盤虧超過10萬元）。報(bào)批時(shí)要附：

盤點(diǎn)差異表（列明存貨名稱、差異數(shù)量、金額、原因）；

相關(guān)證明（比如物流公司的丟貨證明、倉庫監(jiān)控截圖、加工廠的報(bào)廢單）；

處理建議（比如“盤盈沖減管理費(fèi)用”“盤虧由責(zé)任人賠償”）。

3. 復(fù)盤“優(yōu)化點(diǎn)”，讓下次盤點(diǎn)更輕松

每次清查都是一次“體檢”，不僅要治病，還要“預(yù)防”。盤點(diǎn)結(jié)束后，開個(gè)復(fù)盤會(huì)，問自己3個(gè)問題：

這次盤點(diǎn)哪里耗時(shí)最長(zhǎng)？（比如“倉庫分區(qū)混亂，找貨花了3小時(shí)”，下次提前分區(qū)）；

哪些錯(cuò)誤可以避免？（比如“手工錄入錯(cuò)了10次”，下次用掃碼槍）；

能不能“化整為零”？（期末大盤點(diǎn)太累，可以改成“每月小盤點(diǎn)+季度大盤點(diǎn)”，比如每月盤原材料，季度盤產(chǎn)成品，減輕期末壓力）。

最后想說：期末清查不是“任務(wù)”，是給企業(yè)“止血”

其實(shí)，存貨清查從來不是“走流程”——賬實(shí)不符背后，可能是倉庫管理的漏洞、財(cái)務(wù)核算的錯(cuò)誤，甚至是內(nèi)部舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。每年花幾天時(shí)間認(rèn)真盤一次，不僅能確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，還能幫企業(yè)“省下真金白銀”（比如及時(shí)處理呆滯品減少損失，發(fā)現(xiàn)管理漏洞降低損耗）。

記住：準(zhǔn)備充分、方法對(duì)路、及時(shí)復(fù)盤，再?gòu)?fù)雜的存貨清查也能變簡(jiǎn)單。今年期末，不妨試試這些方法，別再讓“賬實(shí)不符”成為你的年終焦慮了。

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