什么叫往來業(yè)務(wù)核算

摘要：

往來業(yè)務(wù)核算是企業(yè)財務(wù)管理中最基礎(chǔ)也最核心的模塊之一，簡單說就是對企業(yè)和外部單位、個人之間發(fā)生的“錢沒結(jié)清”的業(yè)務(wù)進行記錄、跟蹤和管理。小到公司欠供應(yīng)商的一筆貨款，大到客戶拖欠半年的應(yīng)收賬款，都屬于往來業(yè)務(wù)核算的范疇。它就像企業(yè)財務(wù)的“人際關(guān)系檔案”，不僅能清晰反映誰欠我錢、我欠誰錢，更能幫企業(yè)避免壞賬風(fēng)險、優(yōu)化資金周轉(zhuǎn)——但現(xiàn)實中，80%的中小企業(yè)都在這一步栽過跟頭，要么賬目混亂導(dǎo)致多付少收，要么因為對賬不及時讓資金鏈陷入被動。

一、搞懂往來業(yè)務(wù)核算：先明白它“解決什么問題”

1.1 為什么企業(yè)永遠有“算不清的賬”？

剛創(chuàng)業(yè)的老板可能會疑惑：“我明明記了收入和支出，為什么還要單獨搞一套往來核算？”

舉個最常見的例子：公司3月從A供應(yīng)商進了100萬元的貨，約定4月付款。這筆交易在3月既沒付錢（不算支出），但貨已經(jīng)收到（屬于成本），如果只記現(xiàn)金流，3月的利潤就會虛高；到了4月付款時，又會突然多出一筆大額支出，導(dǎo)致兩個月的財務(wù)數(shù)據(jù)都失真。

往來業(yè)務(wù)核算的本質(zhì)，就是把“錢的流動”和“業(yè)務(wù)發(fā)生”拆解開，用“應(yīng)收/應(yīng)付”這樣的科目，把“已經(jīng)發(fā)生但沒結(jié)清”的業(yè)務(wù)先“掛”起來，等錢真正到賬或付出時再“銷賬”。 這樣一來，不管錢有沒有結(jié)清，業(yè)務(wù)的真實情況都能及時反映在賬上。

1.2 三類必須管的“往來賬”，少一個都可能出問題

應(yīng)收賬款：別人欠你的錢（比如客戶買了貨沒付款）

風(fēng)險點：長期不催款可能變成壞賬，賬齡越長，收回概率越低（行業(yè)數(shù)據(jù)顯示，超過1年的應(yīng)收賬款回收率不足50%）。

應(yīng)付賬款：你欠別人的錢（比如欠供應(yīng)商的貨款、欠員工的報銷）

關(guān)鍵點：搞清楚每筆錢的付款期限，既能維護供應(yīng)商關(guān)系，又能避免逾期罰款。

其他往來：非主營業(yè)務(wù)的資金往來（比如借給員工的備用金、和股東之間的借款）

注意：這類賬目最容易混亂，很多企業(yè)的“賬外資金”問題就藏在這里。

二、往來業(yè)務(wù)核算的“實操痛點”：這些坑90%的會計都踩過

2.1 “一筆糊涂賬”的后果：從多付10萬到公司破產(chǎn)

我見過最夸張的案例：一家貿(mào)易公司因為應(yīng)收賬款管理混亂，同一個客戶的兩筆欠款記到了不同科目下，導(dǎo)致客戶還款時只沖銷了一筆，另一筆58萬元的欠款被遺忘了3年，直到客戶倒閉都沒追回。

更常見的問題是“重復(fù)付款”：供應(yīng)商發(fā)票開了兩次，會計沒核對清楚就付了兩次款，等發(fā)現(xiàn)時對方已經(jīng)扯皮不認賬。這些問題聽起來低級，但在往來賬目龐雜的企業(yè)里，只要流程稍微有漏洞就可能發(fā)生。

2.2 為什么手工記賬永遠做不好往來核算？

很多小公司還在用Excel記往來賬，最大的問題是“信息割裂”：

銷售部門知道客戶承諾下周付款，但會計沒及時更新，導(dǎo)致賬上顯示“逾期未收”；

采購部門和供應(yīng)商談好了延期付款，財務(wù)卻按原期限準備催款，引發(fā)合作矛盾。

往來核算的核心不是“記賬”，而是“跟蹤”——誰欠的錢、欠了多久、有沒有催過、對方是什么態(tài)度，這些動態(tài)信息需要實時同步，靠手工根本跟不上。

三、手把手教你做往來業(yè)務(wù)核算：從建賬到清賬的6個步驟

3.1 第一步：給往來賬戶“建檔”，避免張冠李戴

客戶/供應(yīng)商檔案必須包含： 全稱（和發(fā)票一致）、聯(lián)系人、電話、賬期（比如“月結(jié)30天”）、歷史交易記錄。

關(guān)鍵提醒： 即使是同一個老板的關(guān)聯(lián)公司，也要分開記賬，避免后期稅務(wù)檢查時被認定為“資金混同”。

3.2 第二步：發(fā)生業(yè)務(wù)時，及時“掛賬”（核心分錄示例）

賣貨給客戶，沒收到錢：

借：應(yīng)收賬款——XX公司 10萬元

貸：主營業(yè)務(wù)收入 10萬元（假設(shè)不考慮增值稅）

從供應(yīng)商進貨，沒付錢：

借：庫存商品 8萬元

貸：應(yīng)付賬款——XX工廠 8萬元

員工借備用金：

借：其他應(yīng)收款——張三 5000元

貸：銀行存款 5000元

3.3 第三步：定期對賬，別等對方“賴賬”才著急

對客戶（應(yīng)收賬款）： 每月發(fā)對賬單，讓對方蓋章回傳，尤其是賬齡超過30天的客戶，必須書面確認。

對供應(yīng)商（應(yīng)付賬款）： 收到發(fā)票時，核對“訂單-入庫單-發(fā)票”三單是否一致，避免發(fā)票金額和實際收貨不符。

小技巧： 用Excel做往來臺賬時，加一列“對賬狀態(tài)”（未對賬/已確認/有爭議），爭議項用紅色標注，每周跟進。

3.4 第四步：賬齡分析，給欠款“分級預(yù)警”

把應(yīng)收賬款按賬齡分成：

0-30天（正常）

31-90天（注意）

91-180天（風(fēng)險）

180天以上（高危）

案例： 某公司規(guī)定，賬齡超90天的客戶，停止新訂單發(fā)貨；超180天的直接走法律程序。這套機制讓他們的壞賬率從8%降到了2%。

3.5 第五步：清賬時，一定要“一對一核銷”

客戶還款時，會計要在系統(tǒng)里明確“這筆錢是還哪一筆欠款”，不能籠統(tǒng)地記“收XX公司貨款”。比如客戶分兩次還10萬元，第一次還5萬要對應(yīng)到3月的A訂單，第二次還5萬對應(yīng)到4月的B訂單，否則時間久了根本說不清哪筆結(jié)清了、哪筆沒結(jié)清。

3.6 第六步：定期清理“死賬”，別讓往來賬成“垃圾桶”

長期掛賬的其他應(yīng)收款： 比如員工離職了，備用金還沒沖銷，要及時從工資里扣回或追討。

確定收不回的應(yīng)收賬款： 符合條件的可以做“壞賬計提”，但要保存好催款記錄、對方破產(chǎn)證明等證據(jù)，避免稅務(wù)不認。

四、做好往來核算的3個“黃金習(xí)慣”，老會計都在用

4.1 養(yǎng)成“先對賬、后付款”的鐵律

付款前，務(wù)必和供應(yīng)商核對清楚：這筆錢是不是真的該付？金額對不對？有沒有發(fā)票？我見過太多公司因為財務(wù)圖省事，直接按采購部給的單子付款，結(jié)果付完才發(fā)現(xiàn)對方多開了金額。

4.2 用工具代替人腦，減少“重復(fù)勞動”

現(xiàn)在哪怕是小微企業(yè)，也建議用財務(wù)軟件（比如用友、金蝶）管理往來賬，至少能實現(xiàn)：

自動提醒到期應(yīng)收/應(yīng)付款

一鍵生成賬齡分析表

客戶/供應(yīng)商的交易記錄自動匯總

成本不高，但能省80%的對賬時間。

4.3 財務(wù)和業(yè)務(wù)部門“打通任督二脈”

銷售簽合同時，要明確付款方式和賬期，同步給財務(wù)；采購談合同時，也要讓財務(wù)參與審核付款條件。最怕的就是業(yè)務(wù)部門“先斬后奏”，等財務(wù)發(fā)現(xiàn)問題時，錢已經(jīng)欠出去了。

五、總結(jié)：往來業(yè)務(wù)核算不是“記賬工具”，而是“資金保鏢”

對中小企業(yè)來說，現(xiàn)金流比利潤更重要，而往來業(yè)務(wù)核算就是守護現(xiàn)金流的第一道防線。它可能不像“稅務(wù)籌劃”那樣能直接省錢，也不像“財務(wù)分析”那樣高大上，但只要把“誰欠我、我欠誰、欠多少、欠多久”這些問題搞清楚，就能避免80%的財務(wù)風(fēng)險。

最后想說：別等公司因為一筆壞賬資金鏈斷裂，才想起重視往來賬。現(xiàn)在花一天時間梳理清楚往來明細，可能比你跑一個月業(yè)務(wù)賺的錢更重要——畢竟，省下的每一分錢，都是純利潤。

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