出納怎么記賬

剛做出納那會兒，我最怕的就是月底對賬——明明感覺每筆錢都記了，可現金盤點時總會差個幾十塊，銀行對賬單和日記賬也對不上，加班翻憑證翻到眼花是常事。后來帶我的老會計說：“出納記賬不難，難的是把‘錢’和‘賬’擰得清、扣得細。”這句話我記到現在。

其實，出納記賬本質上就是給公司的“錢袋子”記流水賬：每一分錢怎么進來的、怎么出去的，什么時候進的、什么時候出的，都得清清楚楚寫明白。這活兒看著簡單，卻關系到公司資金安全，記錯一筆可能就會出大問題。今天就結合我這些年的經驗，從“記什么”“怎么記”到“怎么避坑”，手把手教你把出納賬記明白，新手也能直接上手。

一、先搞懂：出納記賬，到底在記什么？

很多新手剛接觸出納時，會把“記賬”和會計的“做賬”搞混——其實兩者差遠了。會計管“賬”（比如做報表、算利潤），出納管“錢”（現金、銀行存款），而出納記賬，核心就是記錄“錢的流動”：現金怎么收、怎么付，銀行賬戶里的錢怎么進、怎么出，每一筆都要對應真實的業務，最后做到“賬實相符”（賬上的數字和實際的錢對得上）。

簡單說，你可以把公司的資金想象成一個“水池”，出納的賬本就是“流水記錄冊”：

有人往池子里加水（收款），要記清楚：誰加的？加了多少？什么時候加的？

有人從池子里舀水（付款），要記清楚：誰舀的？舀了多少？為什么舀（用途）？

比如：

收到客戶交來的貨款現金5000元，這是“現金收款”，要記；

用公司銀行卡給供應商轉了10000元采購款，這是“銀行付款”，要記；

員工來報銷差旅費800元，你用現金付給他，這是“現金付款”，要記；

銀行賬戶收到一筆活期存款利息200元，這也是“銀行收款”，必須記。

劃重點：只要涉及“現金”或“銀行存款”的變動，不管金額大小，出納都得記賬。哪怕是老板臨時從公司借走100元買辦公用品，也要記清楚——別覺得“小錢不用記”，積少成多，最后對賬時就是這些“小錢”讓你頭疼。

二、手把手教：5步完成出納記賬，新手也能照做

記賬流程說起來復雜，其實拆成步驟就很簡單。我剛入行時，老會計給我總結了“5步記賬法”，照著做基本不會錯，你也可以試試：

步驟1：收集原始憑證——記賬的“證據”不能少

所有記賬都得有“依據”，這個依據就是原始憑證。沒有憑證就記賬，等于“無中生有”，后期查賬根本說不清。常見的原始憑證有這些：

收款時：客戶的收據、銀行進賬單（銀行蓋章的收款憑證）、銷售發票的記賬聯；

付款時：費用報銷單（員工報銷要貼發票，領導簽字）、支票存根（開支票付款后留下的根）、銀行轉賬回單（轉賬后銀行給的憑證）；

其他：現金盤點表、銀行對賬單（月底銀行給的，用來核對賬目）。

舉個例子：員工小王來報銷交通費，他會給你一張“費用報銷單”，上面寫著“交通費”，金額300元，還貼了3張出租車發票，部門經理和財務總監都簽了字。這張報銷單+發票，就是你記“現金付款300元”的原始憑證，必須收好，不能弄丟。

新手注意：收到憑證后先檢查3點： 金額有沒有涂改（手寫憑證金額寫錯要重開，不能直接改）； 該簽字的人有沒有簽（比如報銷單必須有領導審批簽字，不然不能付錢）； 發票是不是真的（現在電子發票多，記得核對發票代碼和號碼，避免收到假票）。

步驟2：填寫記賬憑證——把“業務”翻譯成“賬目語言”

原始憑證是“證據”，但直接記在賬本上太亂，需要先整理成記賬憑證（也叫“傳票”）。記賬憑證就像“翻譯器”，把具體業務（比如“付小王交通費”）翻譯成會計能看懂的“科目”和“金額”。

記賬憑證一般包括這些內容，照著填就行：

日期：業務發生的當天（比如3月15日付的錢，就寫3月15日，別拖到第二天）；

憑證編號：按順序編，比如“現付1號”（現金付款第1筆）、“銀收5號”（銀行收款第5筆），方便后期查；

摘要：簡單寫清楚業務內容，比如“支付小王3月交通費”“收到A公司貨款”，別太籠統（比如只寫“付款”，后期根本不知道付的是什么）；

科目：出納常用的科目就兩個：“庫存現金”（現金收付）和“銀行存款”（銀行收付）。付款時，科目寫在“貸方”；收款時，科目寫在“借方”（不用糾結借貸方向，記住“收錢借方，付錢貸方”就行）；

金額：大小寫都要寫，小寫前加“￥”，大寫前加“人民幣”，比如小寫￥300.00，大寫“人民幣叁佰元整”（注意“整”字，金額到分就不用寫“整”）。

舉個例子：3月15日，付小王交通費300元（現金支付），記賬憑證可以這么填：

日期：2024年3月15日

憑證編號：現付字第3號

摘要：支付行政部小王3月交通費

科目：貸方“庫存現金”

金額：小寫￥300.00，大寫“人民幣叁佰元整”

填完后，把原始憑證（報銷單+發票）貼在記賬憑證后面，就像給“賬目”附上“證據”，以后查賬一目了然。

步驟3：登記日記賬——每天的“流水賬”要及時記

記賬憑證填好后，就要登記日記賬了。出納的日記賬有兩本：現金日記賬（記現金收付）和銀行存款日記賬（記銀行收付），都是“活頁本”，可以隨時加頁。

登記時記住一個原則：序時登記，逐筆記錄。就是說，當天發生的業務，按時間順序一筆一筆記，別攢到第二天，更別“合并記錄”（比如把兩筆收款合在一起記，后期對不上賬）。

日記賬的格式一般有“日期、憑證號、摘要、借方、貸方、余額”幾列，填的時候注意：

日期：和記賬憑證一致；

憑證號：寫記賬憑證的編號（比如“現付3號”），方便對應；

摘要：直接抄記賬憑證的摘要，不用自己編；

借方/貸方：收款記“借方”，付款記“貸方”（和記賬憑證一致）；

余額：每天結束后算一下，公式是“上日余額+本日借方合計-本日貸方合計=本日余額”（現金日記賬每天都要算余額，銀行存款日記賬可以幾天算一次，但最好每天算）。

舉個例子：3月15日現金日記賬（假設上日余額5000元）：

日期	憑證號	摘要	借方	貸方	余額
3.15	現收1號	收到B公司押金	1000		6000
3.15	現付3號	支付小王3月交通費		300	5700
3.15	現付4號	購買辦公用品		200	5500
本日合計			1000	500	5500

每天記完后，在“本日合計”行畫一條單橫線，結出借方、貸方合計和余額，這樣月底對賬時一眼就能看到每天的收支情況。

步驟4：日清月結——當天的賬當天清，月底的賬月底結

“日清月結”是出納記賬的“鐵律”，也是避免出錯的關鍵。我剛工作時偷懶，覺得“今天的賬明天記也行”，結果有一次現金少了100元，翻了3天的憑證才發現是漏記了一筆收款，加班到半夜才對上，從那以后再也不敢拖延。

日清：每天下班前，做3件事：

盤點現金：把保險柜里的現金（紙幣+硬幣）數一數，和現金日記賬的“本日余額”對一下，必須一模一樣（比如賬上余額5500元，實際數出來也得是5500元）；

整理憑證：把當天的記賬憑證和原始憑證按編號排好，用夾子夾起來，別亂扔（丟一張憑證，后期查賬能急死你）；

核對網銀：如果當天有銀行收付，登錄企業網銀，把轉賬記錄和銀行存款日記賬對一下，確保每筆都記了。

月結：每個月底，做2件事：

結出“本月合計”：在現金和銀行存款日記賬的最后一筆業務下面，結出“本月借方合計”“本月貸方合計”和“月末余額”，畫兩條橫線（雙紅線），表示本月賬目結束；

核對銀行對賬單：銀行會在月初寄來“銀行存款對賬單”（現在也能網上打印），上面有這個月所有銀行賬戶的收支明細。你要把銀行對賬單和銀行存款日記賬逐筆核對，找出“未達賬項”（比如銀行已經收了錢，但企業還沒收到回單，所以沒記賬），然后編“銀行存款余額調節表”，確保調節后的余額一致（具體怎么編，后面“避坑指南”會講）。

步驟5：對賬與交接——和會計、銀行“對清楚”

出納記的賬不是“自己看的”，還要和會計、銀行對賬，確保大家的賬都一致。

和會計對賬：會計會根據你給的記賬憑證做“總賬”，月底你要把現金日記賬、銀行存款日記賬的“月末余額”報給會計，和會計總賬里的“庫存現金”“銀行存款”余額核對，必須一致（如果不一致，可能是你漏記了，或者會計科目記錯了，要一起查）；

和銀行對賬：就是前面說的“銀行存款余額調節表”。比如銀行對賬單余額10000元，企業日記賬余額9500元，差500元——一查發現銀行扣了500元手續費，但企業還沒收到回單，沒記賬，這就是“未達賬項”。調節表上加上這筆500元，兩邊余額就都是10000元了，說明賬沒問題。

三、避坑指南：90%的出納都踩過的3個記賬雷區

記賬不難，但細節多，稍不注意就會出錯。我總結了3個新手最容易踩的坑，看看你有沒有中招：

雷區1：數字寫錯了，直接涂改

剛做出納時，我有次把“5000元”寫成“500元”，發現后直接用涂改液涂了重寫——結果被老會計罵了：“賬本上的數字能隨便改？這叫‘篡改賬目’，性質都變了！”

正確做法：

如果沒登賬，記賬憑證寫錯了，直接撕了重填（別心疼紙，規范最重要）；

如果已經登賬，數字寫錯了，用“紅筆更正法”：在錯的數字上畫一條紅線（別涂掉，要能看清原來的數字），然后在上面用藍筆寫正確的數字，最后在旁邊簽上你的名字（表示是你改的）。比如把“500”改成“5000”，就畫掉“500”，上面寫“5000”，簽上名。

雷區2：原始憑證弄丟了，假裝沒發生

有次員工小李報銷差旅費，把發票遞給我后，我隨手放在桌上，結果被風吹到地上，后來怎么找都找不到。當時我慌了，心想“要不就不記這筆賬了？”幸好老會計提醒：“憑證丟了可以補，賬不記就是失職！”

正確做法：

先在公司群里問有沒有人撿到，或者去可能丟失的地方（比如垃圾桶、打印機旁）找找；

如果實在找不到，讓員工補開憑證（比如發票丟了，讓對方公司開“發票丟失證明”，蓋公章；費用報銷單丟了，讓員工重填一張，領導重新簽字）；

補不到憑證的，一定要寫“情況說明”，詳細寫清楚業務內容、金額、為什么丟了，讓領導簽字確認，作為記賬依據（這是最后的辦法，盡量別用）。

雷區3：摘要寫太籠統，后期查賬“抓瞎”

“摘要”看著簡單，其實很重要。我見過有人記“銀行收款”，摘要只寫“收款”，結果年底審計查賬，問這筆錢是誰付的、為什么付，他翻了半天憑證才想起來——如果憑證也丟了，這筆賬就成了“糊涂賬”。

正確做法：摘要要“三要素”：誰（付款方/收款方）、什么事（業務內容）、什么時候（月份/日期）。比如：

別寫“收貨款”，寫“收到A公司2月貨款”；

別寫“付費用”，寫“支付3月辦公室水電費”；

別寫“借款”，寫“暫借張總差旅費（4月出差用）”。

四、效率工具：3個記賬小技巧，每天少花2小時

記賬雖然要細心，但也不用埋頭苦算。分享3個我常用的小工具，能省不少時間：

1. Excel日記賬模板

不用買專門的賬本，用Excel做個日記賬模板就行。在“余額”列設置公式“=上一行余額+借方-貸方”，每天輸入借方、貸方金額，余額自動算，不用手動加（記得每天備份，防止文件丟失）。

2. 財務軟件基礎功能

現在很多公司用財務軟件（比如用友、金蝶），出納模塊可以直接錄入收付款，自動生成日記賬和記賬憑證，還能聯網同步銀行流水，省去手動登賬的時間（但原始憑證還是要自己收齊，軟件只是輔助）。

3. 手機掃描存檔

原始憑證容易丟？用手機掃描APP（比如“掃描全能王”）把憑證掃成PDF，按日期存在電腦文件夾里，命名為“20240315-現付3號-小王交通費”，后期查賬直接搜文件名，比翻紙質憑證快10倍。

其實，出納記賬就像給公司的資金“寫日記”，每天的收支都要記清楚、寫明白。剛開始可能會手忙腳亂，甚至出錯，但只要記住“細心、及時、規范”這六個字，多練幾次就熟練了。畢竟，把每一分錢的來龍去脈都搞清楚，不僅是對工作負責，也是對自己的職業口碑負責——你說對吧？

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