會計是如何記賬的

提到“會計記賬”，你是不是第一反應是“不就是記個流水賬嗎？把收入支出寫清楚不就行了？” 說實話，我剛接觸會計時也這么想，直到跟著老會計做了一個月賬才發現：記賬遠不止“記數字”，它更像一門“商業語言”——把公司的每一筆錢、每一件物，都翻譯成能看懂的“財務故事”，讓老板知道“錢從哪來、花到哪去、現在家底有多少”。

今天這篇文章，我會用最通俗的話，帶你從頭到尾搞懂“會計到底怎么記賬”：從拿到一張發票開始，到最后算出“賺了多少錢”，每個步驟都配真實案例，看完你也能上手記幾筆。新手常踩的坑也會重點提醒，幫你少走彎路。

一、先搞懂：記賬的底層邏輯——不是“記流水”，是“分類+追蹤”

很多人覺得記賬難，是因為沒搞懂它的核心邏輯。其實會計記賬就像給家里“整理收納”：

家里的東西（錢、電腦、存貨）叫“資產”；

欠別人的錢（房貸、供應商貨款）叫“負債”；

真正屬于自己的“家底”（資產-負債）叫“所有者權益”；

賺錢的來源（賣貨收入、工資）叫“收入”；

花錢的地方（房租、成本）叫“費用”。

這5個詞（資產、負債、所有者權益、收入、費用）就是會計的“5大要素”，相當于記賬的“基本積木”。記賬的本質，就是把每一筆業務分到對應的“積木”里，再追蹤它們的變化。

舉個接地氣的例子：

小王開了家奶茶店，啟動時自己掏了10萬元（這是“所有者權益”），又跟朋友借了5萬元（這是“負債”），總共15萬元買了設備、原料（這些是“資產”）。開業后賣奶茶收了8萬元（“收入”），買原料花了3萬元、付房租花了1萬元（“費用”）。

你看，每一筆錢的來龍去脈，都能用這5個要素說清楚。會計記賬，就是把這些“故事”用固定的格式寫下來，讓任何人看了都能明白。

二、記賬的6個核心步驟：從一張發票到一張報表

搞懂邏輯后，具體怎么操作？會計記賬有一套標準流程，就像做一道菜“洗菜-切菜-炒菜-裝盤”，一步都不能少。下面用小王奶茶店的例子，帶你走一遍全過程。

第一步：收集原始憑證——記賬的“證據鏈”

什么是原始憑證？ 就是證明“這筆業務真的發生了”的單子：發票、收據、銀行回單、合同……沒有憑證，記賬就成了“瞎編”。

比如小王賣奶茶收到錢，會有收款記錄（銀行回單）；買原料，會有供應商開的發票；付房租，會有房東開的收據。這些都是原始憑證。

新手必看：審核憑證的3個要點

拿到憑證別急著記，先檢查3樣東西：

真實性：是不是真的業務？比如發票上的“奶茶原料”，要和小王實際買的東西一致，不能拿買衣服的發票來抵。

合法性：發票是不是正規的？抬頭、稅號、蓋章全不全？手寫收據可以記賬，但稅務不認（后面會說坑）。

完整性：日期、金額、摘要寫清楚沒？比如一張原料發票，只寫“奶茶原料1萬元”不行，得寫清楚買了多少牛奶、多少茶葉，方便后面查賬。

第二步：填制記賬憑證——寫“會計分錄”（核心！）

原始憑證審核完，就要寫“記賬憑證”了——這是會計記賬的“靈魂步驟”，專業叫法是“做會計分錄”。

簡單說，就是用“借”和“貸”兩個字，把業務分到對應的“會計科目”（比“5大要素”更細分的類別，比如“銀行存款”“主營業務收入”“原材料”）里。

重點來了：“借”和“貸”到底是什么？

很多人被這兩個字搞暈，其實它們就是“記賬符號”，相當于“左邊”和“右邊”。記住一個核心規則：有借必有貸，借貸必相等（左邊金額=右邊金額）。

具體怎么記？教你個簡單方法：

資產類科目（錢、貨、設備）：增加記“借”，減少記“貸”（比如“銀行存款”多了，記“借”；花出去了，記“貸”）。

負債和所有者權益類（欠的錢、自己的家底）：增加記“貸”，減少記“借”（比如“應付賬款”多了，記“貸”；還了錢，記“借”）。

收入類：增加記“貸”（賣奶茶收錢，收入多了，記“貸：主營業務收入”）。

費用類：增加記“借”（付房租，費用多了，記“借：銷售費用”）。

舉個例子，小王賣奶茶收到1000元現金，怎么寫分錄？

收到錢，“庫存現金”（資產）增加，記“借：庫存現金 1000”；

賣奶茶是收入，“主營業務收入”（收入）增加，記“貸：主營業務收入 1000”。

合起來就是：借：庫存現金 1000 貸：主營業務收入 1000（借貸金額都是1000，相等）。

再比如，小王用銀行存款付了5000元房租，分錄怎么寫？

付房租，“銀行存款”（資產）減少，記“貸：銀行存款 5000”；

房租是費用，“銷售費用”（費用）增加，記“借：銷售費用 5000”。

合起來：借：銷售費用 5000 貸：銀行存款 5000。

是不是沒那么難？剛開始可以對著“會計科目表”找科目，練多了自然就熟了。

第三步：登記會計賬簿——把分錄“搬進賬本”

記賬憑證寫完，就要登記“賬簿”了。賬簿就像“分類筆記本”，把同一科目的業務匯總到一起，方便查賬。

常見的賬簿有3種：

總賬：記每個科目的總金額（比如“銀行存款”這個月總共收了多少、花了多少）。

明細賬：記每個科目的明細（比如“銀行存款”明細賬，要寫清楚哪一天收了誰的錢、哪一天付了什么款）。

日記賬：專門記現金和銀行存款的流水（每天的收支按時間順序記，比如“3月1日收奶茶款1000元，3月2日付原料款2000元”）。

舉個例子：小王3月份“銀行存款”的記賬憑證有3筆：

1. 3月1日收投資款10萬元（借：銀行存款 10萬，貸：實收資本 10萬）；

2. 3月5日付房租5000元（借：銷售費用 5000，貸：銀行存款 5000）；

3. 3月10日收奶茶收入2萬元（借：銀行存款 2萬，貸：主營業務收入 2萬）。

登記“銀行存款”明細賬時，就要按日期順序寫：

3月1日：借方10萬，余額10萬；

3月5日：貸方5000，余額9.5萬；

3月10日：借方2萬，余額11.5萬。

這樣一看，銀行存款的變化就清清楚楚了。

第四步：試算平衡——檢查“賬算錯了沒”

記完賬，得檢查一下有沒有算錯。會計有個“試算平衡表”，把所有科目的“借方發生額”和“貸方發生額”加起來，如果兩邊總數相等，說明賬沒大錯；如果不等，肯定哪里寫錯了（比如分錄借貸金額不等、漏記了一筆）。

小王的試算平衡表（簡化版）：

科目	借方發生額	貸方發生額
銀行存款	12萬	0.5萬
主營業務收入	0	2萬
銷售費用	0.5萬	0
實收資本	0	10萬
合計	12.5萬	12.5萬

借貸合計都是12.5萬，平衡了，說明這一步沒問題。

第五步：期末結賬——算清楚“家底”和“利潤”

月底或年底，要做“結賬”：把收入、費用類科目的余額清零，算出“本年利潤”；資產、負債、所有者權益類科目的余額結轉下期，變成“期初余額”。

比如小王3月底結賬：

收入類“主營業務收入”有2萬元，費用類“銷售費用”有0.5萬元，利潤=2萬-0.5萬=1.5萬元（這就是“本年利潤”）。

資產類“銀行存款”余額11.5萬，負債類（假設沒欠錢）0，所有者權益類“實收資本”10萬+“本年利潤”1.5萬=11.5萬（資產=負債+所有者權益，11.5萬=0+11.5萬，平了）。

第六步：編制財務報表——給老板看的“成績單”

最后一步，把賬簿里的數據整理成“財務報表”，這是記賬的“最終成果”。最核心的有兩張表：

資產負債表：看“家底”——公司有多少資產（錢、貨、設備），欠多少債，自己真正有多少權益（資產-負債）。小王3月底的資產負債表，資產11.5萬（銀行存款），負債0，所有者權益11.5萬，一目了然。

利潤表：看“賺錢能力”——收入多少，成本費用多少，最終賺了多少（利潤）。小王3月的利潤表，收入2萬，費用0.5萬，利潤1.5萬，老板一看就知道“這個月沒白干”。

三、新手記賬最容易踩的3個坑（附避坑指南）

記賬流程看著簡單，但實際操作中，老會計都可能出錯，更別說新手了。這3個坑你一定要避開：

坑1：把“收據”當“發票”記，稅務不認

很多人覺得“只要有單子就能記賬”，但稅務不認！只有正規發票才能稅前扣除（就是算利潤時，可以減掉這筆費用少交稅），收據只能證明業務發生，但不能抵稅。

比如小王買原料，供應商開了收據沒開發票，他記賬時把這3萬元記成“原材料費用”，但報稅時稅務不承認，這筆費用不能減，利潤就從1.5萬變成了4.5萬（多交好多稅）。

避坑指南：買東西、付費用時，一定要跟對方要正規發票（增值稅專用發票或普通發票），抬頭、稅號、商品名稱要寫對。

坑2：漏記“隱形負債”，利潤虛高

有些錢雖然沒付，但已經“該付了”，比如月底的水電費、員工工資，這些叫“隱形負債”，必須記下來，否則利潤會算多。

小王3月底沒付水電費（400元），也沒記賬，導致利潤多算了400元（實際利潤是1.5萬-0.04萬=1.46萬）。如果老板按1.5萬利潤分紅，可能會“寅吃卯糧”。

避坑指南：月底盤點時，想想“有沒有已經發生但沒付錢的費用”，比如工資、水電費、房租（如果是后付的），及時記“應付賬款”或“其他應付款”。

坑3：分不清“資本性支出”和“費用性支出”

買設備和買原料，雖然都是花錢，但記賬方式完全不同：

費用性支出：花了就沒了，比如原料、房租（受益期短，一個月內），記“費用”，直接減利潤。

資本性支出：能長期用，比如奶茶店的冰箱（能用5年），記“資產”（固定資產），然后慢慢“折舊”（每個月攤一點費用）。

小王剛開店時，花2萬元買了臺冰箱，直接記成“銷售費用”，導致第一個月利潤少了2萬（其實這2萬應該分5年折舊，每個月攤300多）。

避坑指南：花錢時問自己“這個東西能用多久？” 超過1年的記“資產”，1年內的記“費用”。

寫在最后

看到這里，你應該明白：會計記賬不是“玄學”，而是“有邏輯的記錄”——從一張發票到一張報表，每一步都在回答“錢從哪來、到哪去、家底有多少”。

對普通人來說，不用像專業會計那樣精通，但搞懂這些基本邏輯，無論是自己記家庭賬、還是幫小公司管賬，都能更清晰、更靠譜。下次再拿到一張發票，不妨試試按“審核憑證-寫分錄-登賬”的步驟走一遍，你會發現：原來記賬也沒那么難。

（全文完）

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