會計分錄怎樣做
摘要
會計分錄其實沒那么玄乎，說白了就是“給每筆錢的來去記賬”。新手覺得難，大多是卡在“科目記不住”“借貸搞反”“業務對應不上”這三個坎上。今天這篇文章，我會用“人話”拆解會計分錄的底層邏輯，給你一套“3步實操法”，再配上5類高頻業務的分錄模板，最后揪出新手最容易踩的3個坑。看完你會發現：原來分錄就像寫“收支日記”，只要摸透規則，誰都能上手。
一、先搞懂：會計分錄到底是個啥？為啥學不會就頭疼？
我剛學會計那會兒，對著教材里“會計分錄是指對某項經濟業務標明其應借應貸賬戶及其金額的記錄”這句話，愣是琢磨了半小時——啥叫“應借應貸”？“賬戶”又是個啥？后來跟著老會計實習，看她對著發票唰唰寫分錄，才突然明白：分錄就是把“錢的流動”用固定格式記下來，讓老板、稅務局一眼看懂“錢從哪來，到哪去，變成了啥”。
打個比方：你開了家小超市，今天花500元買了10箱方便面。這筆錢從“你的錢包”（銀行存款）出去，變成了“超市貨架上的貨”（庫存商品）。分錄就是把這個過程寫成：
借：庫存商品 500
貸：銀行存款 500
是不是很簡單？但為啥有人覺得難？主要是沒搞懂兩個核心：
會計科目：就像“收納盒”，錢變成啥，就放進對應的盒子里（比如買貨進“庫存商品”，房租進“管理費用”）；
借貸方向：就像“天平的兩端”，資產類科目（比如銀行存款、庫存商品）“借增貸減”，負債/權益類科目（比如應付賬款、實收資本）“借減貸增”——記不住？別急，后面有懶人記憶法。
二、3步實操法：新手做分錄，按這個流程走準沒錯
不管多復雜的業務，做分錄都能拆成3步。我帶過3個實習生，用這個方法練一周，基本能獨立處理日常賬務，你也試試：
第1步：搞清楚“這筆業務，錢到底干了啥？”
拿到發票、合同或報銷單，先別著急寫分錄，先問自己3個問題：
錢是“進來了”還是“出去了”？
如果沒直接動錢，是“欠了別人錢”還是“別人欠了我們錢”？
錢最終變成了啥？（是買了東西、付了費用，還是收到了貨款？）
舉個例子：公司行政小王拿1000元發票來報銷差旅費（機票+酒店）。
錢出去了（銀行存款減少）；
錢變成了“為公司辦事花的費用”（差旅費屬于管理費用）。
第2步：找到對應的“會計科目”，別張冠李戴
科目是分錄的“骨架”，科目找錯了，后面全白搭。新手不用死記硬背200多個科目，先掌握這15個高頻科目，覆蓋80%日常業務：
| 科目類型 | 常用科目 | 通俗解釋 |
|---|---|---|
| 資產類（借增貸減） | 銀行存款、庫存現金、應收賬款、庫存商品、固定資產 | 公司的“家底”（錢、貨、設備、別人欠的錢） |
| 負債類（借減貸增） | 應付賬款、應付職工薪酬、應交稅費 | 公司的“外債”（欠供應商的錢、欠員工的工資、欠稅務局的稅） |
| 費用類（借增貸減） | 管理費用、銷售費用、財務費用 | 公司的“開銷”（辦公費、廣告費、利息） |
| 收入類（借減貸增） | 主營業務收入、其他業務收入 | 公司的“進賬”（賣貨收入、兼職收入） |
| 成本類（借增貸減） | 主營業務成本 | 賣貨的“本錢”（比如進貨價） |
還是剛才小王報銷差旅費的例子：“為公司辦事花的費用” 對應“管理費用”科目；“錢出去了” 對應“銀行存款”科目。
第3步：判斷“借貸方向”，記住“資產費用借增貸減，其他相反”
這是最容易暈的一步，但有個懶人公式：資產類、費用類科目，增加記“借”，減少記“貸”；負債類、收入類、權益類科目，增加記“貸”，減少記“借”。
怎么記？你就想：
資產是“自己的東西”，多了（買貨）當然開心，記“借”；少了（花錢）心疼，記“貸”。
費用是“花出去的錢”，花得多了（報銷），相當于資產少了，所以和資產方向一樣（借增貸減）。
負債是“欠別人的錢”，欠得多了（進貨沒付錢），相當于“暫時多了錢”，記“貸”；還了錢（負債少了），記“借”。
回到報銷案例：
管理費用（費用類）增加了1000元 借：管理費用 1000
銀行存款（資產類）減少了1000元 貸：銀行存款 1000
搞定！分錄就出來了。
三、5類高頻業務分錄模板，直接套用不踩坑
光說不練假把式，我整理了小企業最常遇到的5類業務，每個業務給你“場景+分錄+注意點”，以后遇到直接套就行：
1. 采購業務：買東西（商品、設備、辦公用品）
場景1：買辦公電腦，花5000元銀行轉賬支付。
電腦是“能用一年以上的設備” 科目：固定資產
分錄：借：固定資產 5000
貸：銀行存款 5000
場景2：進100件衣服賣，貨款3000元沒付（欠供應商）。
衣服是“要賣的貨” 科目：庫存商品；沒付錢 科目：應付賬款
分錄：借：庫存商品 3000
貸：應付賬款 3000
注意：如果是小規模納稅人，買東西的增值稅直接計入成本（比如付3390元，含增值稅390元，分錄里庫存商品就是3390）；一般納稅人要單獨記“應交稅費-應交增值稅（進項稅額）”。
2. 銷售業務：賣東西收到錢/沒收到錢
場景1：賣50件衣服，收到貨款2000元（銀行轉賬）。
賣貨收入 主營業務收入；收到錢 銀行存款
分錄：借：銀行存款 2000
貸：主營業務收入 2000
（如果是一般納稅人，還要貸：應交稅費-應交增值稅（銷項稅額））
場景2：賣20件衣服，客戶說下個月付錢（欠我們錢）。
客戶欠錢 應收賬款
分錄：借：應收賬款 800
貸：主營業務收入 800
3. 費用報銷：房租、工資、差旅費
場景1：支付本月房租2000元（銀行轉賬）。
房租是“辦公場所費用” 管理費用
分錄：借：管理費用-房租 2000
貸：銀行存款 2000
場景2：發員工工資，銀行轉賬10000元。
欠員工的工資 應付職工薪酬（先計提，再發放，新手常漏計提！）
計提時：借：管理費用-工資 10000
貸：應付職工薪酬 10000
發放時：借：應付職工薪酬 10000
貸：銀行存款 10000
4. 收付款業務：收欠款、付欠款
場景：上個月客戶欠的800元貨款，今天轉來了。
應收賬款（別人欠的錢）減少了 貸：應收賬款
分錄：借：銀行存款 800
貸：應收賬款 800
5. 稅費處理：交增值稅、企業所得稅
場景：月底算出來要交增值稅500元，銀行扣款。
應交稅費（欠稅務局的錢）減少了 借：應交稅費
分錄：借：應交稅費-應交增值稅 500
貸：銀行存款 500
四、新手最容易踩的3個坑，看完少走半年彎路
我帶實習生時，發現這3個錯誤出現頻率最高，你一定要避開：
坑1：科目用錯，把“管理費用”當“主營業務成本”
比如公司買了10箱打印紙（辦公用），有人會寫成“借：主營業務成本 貸：銀行存款”——大錯特錯！主營業務成本是“賣貨的本錢”（比如你賣衣服，衣服的進貨價才是成本），辦公用的打印紙是“日常開銷”，必須記“管理費用”。
避坑法：問自己“這錢和‘賣貨’直接相關嗎？”相關（進貨、生產）記成本，不相關（辦公、房租、工資）記費用。
坑2：借貸反了，把“借銀行存款”寫成“貸銀行存款”
比如收到客戶貨款，應該“借：銀行存款”（資產增加），有人寫成“貸：銀行存款”——直接導致賬上錢少了，老板看到要嚇一跳！
避坑法：寫分錄前先標“↑↓”：資產/費用增加↑借；減少↓貸。負債/收入增加↑貸；減少↓借。比如收到貨款：銀行存款↑借，主營業務收入↑貸。
坑3：漏記分錄，尤其是“計提”類業務
最常見的是“工資”和“稅費”。比如1月底發12月工資，有人只做“發放分錄”，漏了“計提分錄”——導致12月費用少記，利潤虛高，稅務局查賬會有風險。
避坑法：記住“權責發生制”：費用發生在哪個月，就記在哪個月，不管錢什么時候付。12月的工資，12月底就要計提（記12月費用），1月發錢時再做支付分錄。
最后想說
會計分錄就像學開車，一開始覺得方向盤難打、離合難踩，但練得多了，看到業務就條件反射知道怎么寫。剛開始別怕錯，把上面的“3步法則”和“5類模板”打印出來，遇到業務對著套，做錯了就改，改3次就記住了。
記住：會計不是“死記硬背”的學科，是“理解規則+多練實操”的手藝。今天的內容你要是能看懂80%，恭喜你，已經超過60%的新手了——剩下的，交給時間和練習就好。
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