會計記賬原理是什么

如果你是個小老板，是不是經常對著一堆發票、收據頭疼：“這錢到底花哪兒了？”“上個月明明賣了不少貨，怎么賬上沒剩錢？”；如果你剛入行做會計，是不是看著“借”“貸”兩個字就發懵：“為啥收到錢有時候記‘借’，有時候記‘貸’？”

其實，會計記賬原理沒那么玄乎，它本質上是一套“記錄經濟活動的規則”——就像我們寫日記要按時間順序、記清楚“誰、什么時候、做了什么”，記賬也有自己的“語法”，只要搞懂這套“語法”，不管是給自己家記賬，還是給公司管賬，都能清清楚楚。今天就用大白話給你講透，看完你也能當半個“財務明白人”。

一、先搞懂：記賬到底在“記”什么？別再把它當成“流水賬”

很多人覺得記賬就是“今天花了100塊買咖啡，明天收了500塊貨款，記下來就行”——這叫“流水賬”，只能看出錢的進出，卻看不出“錢變成了什么”“為什么會有錢進出”。

真正的會計記賬，記的是“經濟活動的來龍去脈”。比如你開了家奶茶店，今天花500塊買了10斤牛奶：

流水賬只會寫“支出500元”；

會計記賬會寫“庫存商品（牛奶）增加500元，同時銀行存款減少500元”——既記了“錢花哪兒了”（變成了牛奶），又記了“錢從哪兒來的”（銀行賬戶）。

簡單說，記賬不是“記數字”，而是“記故事”：每一筆錢的變動，都要講清楚“誰變了、怎么變的、為什么變”。這就像拍電影，不僅要拍主角（錢），還要拍配角（資產、負債、收入、費用），以及他們之間的關系。

二、核心中的核心：會計恒等式，為什么是“永遠打不破的鐵律”？

不管你是給上市公司記賬，還是給自家記家庭收支，都繞不開一個公式——資產 = 負債 + 所有者權益。這就是會計記賬的“憲法”，所有規則都從這里來。

可能你會說：“這公式看著就頭大，跟我有啥關系？”別急，舉個例子你就懂了。

假設你想買房，總價100萬：

你自己掏了30萬（這叫“所有者權益”，是你真正擁有的）；

跟銀行貸了70萬（這叫“負債”，是你欠別人的）；

最后拿到手的房子值100萬（這叫“資產”，是你擁有的資源）。

所以：30萬（所有者權益）+70萬（負債）=100萬（資產）——是不是很簡單？

再比如你的奶茶店：

開業時你投了20萬（所有者權益），又跟朋友借了10萬（負債），手里一共有30萬現金（資產）；

用10萬買了設備（資產變成“設備10萬+現金20萬”），等式還是“負債10萬+所有者權益20萬=資產30萬”；

賣奶茶賺了5萬（收入會增加所有者權益），此時所有者權益變成25萬，資產（現金）變成25萬，等式依然成立：負債10萬+25萬=35萬（資產）。

為什么這個等式永遠成立？ 因為“資產”是你擁有的“東西”，這些“東西”要么是你自己的（所有者權益），要么是借別人的（負債），不可能憑空多出來，也不可能憑空消失。就像你錢包里的錢，要么是工資（自己的），要么是借的（負債），加起來肯定等于你現在有多少錢。

記住這個等式，后面的“借”“貸”就好理解了——所有記賬行為，都是為了保證這個等式永遠平衡。

三、手把手教你：記賬的“四步基本功”，看完就能上手

知道了“記什么”和“核心規則”，接下來就是“怎么記”。會計記賬有一套固定流程，就像做飯要“買菜-洗菜-切菜-炒菜”，一步都不能亂。

第一步：拿到“原始憑證”——記賬的“證據”不能少

你去超市買東西會要發票，公司發工資會有工資表，這些都是“原始憑證”——相當于記賬的“證據”。沒有憑證，記的賬就是“無源之水”，稅務局查賬時會出大問題。

新手注意：不是所有單子都能當憑證。比如你買菜時老板手寫的“收條”（沒有蓋章、沒有稅號），或者同事隨手寫的“借款單”（沒簽字），這些都不算有效憑證。必須是正規發票、蓋章的收據、有簽字的合同等，才能作為記賬依據。

第二步：寫“會計分錄”——用“借”“貸”把經濟活動“翻譯”成會計語言

拿到憑證后，就要寫“會計分錄”了。很多人被“借”“貸”嚇住，其實它們就是兩個符號，代表“資產、負債、所有者權益”的增減方向，跟“增加”“減少”是一個意思。

記住一個簡單規則：

資產類科目（比如現金、設備、存貨）：增加記“借”，減少記“貸”；

負債和所有者權益類科目（比如借款、應付工資、利潤）：增加記“貸”，減少記“借”；

收入類（比如銷售收入）：增加記“貸”（因為收入會增加所有者權益）；

費用類（比如房租、水電費）：增加記“借”（因為費用會減少所有者權益）。

舉個奶茶店的例子，你就明白了：

場景1：用銀行存款1000元買牛奶（存貨）

牛奶（存貨）是資產，增加了，記“借：庫存商品 1000”；

銀行存款是資產，減少了，記“貸：銀行存款 1000”；

分錄：借：庫存商品 1000 貸：銀行存款 1000。

場景2：賣奶茶收到現金500元

現金（資產）增加，記“借：庫存現金 500”；

銷售收入（收入）增加，記“貸：主營業務收入 500”；

分錄：借：庫存現金 500 貸：主營業務收入 500。

是不是沒那么難？就像“買牛奶”是“存貨多了，存款少了”，用“借”“貸”把這個過程寫下來就行。

第三步：登記“賬簿”——把分錄“分類匯總”，方便查賬

寫好分錄后，就要登記到“賬簿”里。賬簿就像“分類筆記本”，把同一類的業務記在一起。比如：

“現金日記賬”專門記現金的收支；

“庫存商品明細賬”專門記牛奶、茶葉等存貨的增減；

“主營業務收入明細賬”專門記每天賣了多少奶茶。

舉個例子：你每天賣奶茶的收入，都要在“主營業務收入明細賬”里記一筆“貸：500元”“貸：800元”，月底匯總，就能知道這個月一共賺了多少錢。

第四步：編“財務報表”——把賬簿數據“打包”，給老板/自己看結果

最后一步是編報表，最核心的有兩個：

資產負債表：根據“資產=負債+所有者權益”編的，告訴你“現在有多少資產，欠了多少錢，自己真正有多少”；

利潤表：告訴你“這個月/今年賺了多少錢”（收入-費用=利潤）。

比如奶茶店月底編利潤表：收入5萬，成本（牛奶、杯子）2萬，房租水電1萬，利潤就是2萬——老板一看就知道“哦，這個月賺了2萬”。

四、新手最容易踩的3個坑，避開就能少走90%彎路

記賬原理不難，但實操中很多人會出錯。我見過不少小老板因為這幾個問題，把賬記成了“糊涂賬”，最后要么多交稅，要么被稅務局罰款，一定要注意！

坑1：只記“收入”不記“隱性支出”，利潤看著高，實際虧了

比如你請朋友幫忙看店，沒發工資但請他吃了頓飯花了500元——很多人覺得“這是人情，不算支出”，就沒記賬。但從會計角度，這500元是為了經營花的，屬于“費用”，不記的話，利潤就會虛高（少減了500元費用），年底算稅時可能要多交稅。

解決辦法：只要是為了“賺錢”花的錢，不管是現金、轉賬，還是“人情債”，都要記下來。可以專門準備一個“支出小本本”，哪怕是買包煙招待客戶，也記上“招待費XX元”。

坑2：用“單式記賬”代替“復式記賬”，漏記一半業務

單式記賬就是“流水賬”，只記錢的進出，不記“錢變成了什么”。比如用1萬買設備，單式記賬只記“支出1萬”，但復式記賬會記“設備增加1萬，存款減少1萬”。時間長了，你可能會忘記“自己還有1萬的設備”，導致資產被低估。

解決辦法：養成“復式記賬”的習慣，每筆錢都問自己兩個問題：“錢從哪兒來？”“錢到哪兒去了？”比如收到客戶貨款，要想“錢來了（銀行存款增加），為什么來（賣了貨，收入增加）”，然后記“借：銀行存款 貸：主營業務收入”。

坑3：憑證亂扔，查賬時“說不清道不明”

我之前遇到個老板，發票、收據隨便塞在抽屜里，月底記賬時找不到上個月的房租發票，只能憑記憶記“房租5000元”。結果年底稅務局查賬，說“沒有發票，這筆支出不能稅前扣除”，硬生生多交了1000多塊稅。

解決辦法：憑證一定要按時間順序整理好，用夾子分類夾起來（比如“收入憑證”“費用憑證”“采購憑證”），最好掃描成電子版存檔。記住：稅務局只認憑證，不認“我記得”。

為什么普通人也要懂點記賬原理？不只是會計的事

可能你會說：“我又不是會計，學這個干嘛？”其實記賬原理是“財商的基本功”——不管你是打工族、小老板，還是家庭主婦，懂點記賬原理，能幫你把生活和事業打理得更清楚。

對打工族：記家庭收支時，知道“工資收入”“理財收益”是“所有者權益”，“房貸”“信用卡賬單”是“負債”，能更清楚自己的“凈資產”有多少，避免“月光”；

對小老板：不用再依賴會計，自己能看懂報表，知道“哪些產品賺錢”“哪些費用太高”，做決策時心里有底；

對普通人：至少不會被“假賬”忽悠——比如看到某公司報表“利潤很高但現金很少”，你就會想“是不是利潤是造假的？”（因為利潤高通常現金也會增加，除非有貓膩）。

會計記賬原理，說到底就是“用規則記錄經濟活動，用數據反映真實情況”。它不只是一堆枯燥的公式和分錄，更是一種“讓一切變得清晰”的思維方式。不管你是為了工作還是生活，花點時間搞懂它，你會發現：原來“算賬”沒那么難，原來自己也能做個“財務明白人”。

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