會(huì)計(jì)如何清查現(xiàn)金？
現(xiàn)金清查，聽起來是會(huì)計(jì)日常工作里“不起眼”的小事，實(shí)則是守護(hù)公司“錢袋子”的第一道防線。不少新手會(huì)計(jì)第一次上手時(shí)手忙腳亂，不是漏了核對(duì)憑證，就是盤盈盤虧后不知如何處理；老會(huì)計(jì)也可能因?yàn)椤敖?jīng)驗(yàn)主義”忽略細(xì)節(jié)，埋下資金風(fēng)險(xiǎn)的隱患。今天這篇文章，我們就從“為什么要清查”到“清查全流程”，再到“盤盈盤虧怎么辦”，手把手教你把現(xiàn)金清查這件事做扎實(shí)，看完就能直接套用。
一、為什么現(xiàn)金清查是會(huì)計(jì)的“必修課”？別等出問題才后悔
現(xiàn)金是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，也是最容易出問題的地方。我剛做會(huì)計(jì)時(shí)，聽過一個(gè)真實(shí)案例：某公司出納挪用公款20多萬，半年后才被發(fā)現(xiàn)，原因就是會(huì)計(jì)部門“嫌麻煩”，連續(xù)三個(gè)季度沒做現(xiàn)金清查，直到審計(jì)上門才捅出婁子。最后不僅出納被追責(zé)，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人也因?yàn)椤氨O(jiān)管失職”受了處分。
現(xiàn)金清查的核心目的，說白了就是“賬實(shí)核對(duì)”——確保保險(xiǎn)柜里的現(xiàn)金和賬上記的一樣多。具體來說，至少有三個(gè)不能忽視的作用：
第一，防風(fēng)險(xiǎn)。 現(xiàn)金容易出現(xiàn)“白條抵庫”（比如同事臨時(shí)借錢沒打借條）、挪用、甚至偽造票據(jù)等問題，定期清查能及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，避免小問題拖成大麻煩。
第二，應(yīng)監(jiān)管。 無論是稅務(wù)檢查還是內(nèi)部審計(jì)，現(xiàn)金管理都是重點(diǎn)抽查項(xiàng)。如果清查記錄不完整、賬實(shí)不符，很可能被認(rèn)定為“財(cái)務(wù)不規(guī)范”，面臨罰款或整改。
第三，理流程。 清查過程中能暴露日常現(xiàn)金管理的漏洞，比如備用金限額是否超標(biāo)、借款流程是否規(guī)范，幫企業(yè)優(yōu)化資金管理制度。
記住：現(xiàn)金清查不是“可做可不做”的額外工作，而是《現(xiàn)金管理暫行條例》明確要求的“每月至少一次”的硬性任務(wù)。別等領(lǐng)導(dǎo)催、審計(jì)查，主動(dòng)把這件事做到位，才是合格會(huì)計(jì)的基本素養(yǎng)。
二、現(xiàn)金清查全流程：從準(zhǔn)備到收尾，6步走穩(wěn)不出錯(cuò)
現(xiàn)金清查說難不難，但細(xì)節(jié)沒做到位，很容易白忙活。我整理了一套“傻瓜式流程”，按步驟走，新手也能一次搞定。
步驟1：清查前準(zhǔn)備，這3件事必須提前做
清查不是“說盤就盤”，準(zhǔn)備工作沒做好，現(xiàn)場(chǎng)只會(huì)手忙腳亂。至少提前一天要完成這三件事：
核對(duì)賬面余額：先把“庫存現(xiàn)金日記賬”的余額算清楚，確保所有現(xiàn)金收付憑證（收款單、付款單、費(fèi)用報(bào)銷單等）都已入賬，沒有漏記、錯(cuò)記。比如當(dāng)天下午出納收了一筆現(xiàn)金貨款，一定要確認(rèn)記賬憑證已經(jīng)登記到日記賬上，否則賬面余額會(huì)比實(shí)際少。
整理現(xiàn)金及票據(jù)：通知出納把保險(xiǎn)柜里的現(xiàn)金、未報(bào)銷的借條（即“白條”）、待處理的票據(jù)（比如未入賬的支票存根）分開整理，避免盤點(diǎn)時(shí)混在一起算錯(cuò)數(shù)。
確定參與人員：按規(guī)定，現(xiàn)金清查必須有“第三人監(jiān)督”，不能只有會(huì)計(jì)和出納兩個(gè)人。一般是會(huì)計(jì)（清查人）、出納（保管人）、財(cái)務(wù)主管或指定監(jiān)盤人（監(jiān)督人）三方在場(chǎng)，三方簽字才有效。
步驟2：現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，當(dāng)面點(diǎn)數(shù)+逐項(xiàng)核對(duì)
到了盤點(diǎn)當(dāng)天，打開保險(xiǎn)柜后別急著數(shù)錢，先按“先外后內(nèi)、先整后零”的順序核對(duì)物品：
第一步：核對(duì)“非現(xiàn)金物品”
先檢查保險(xiǎn)柜里有沒有不屬于“庫存現(xiàn)金”的東西，比如：
白條：同事寫的借條（比如“今借現(xiàn)金500元，用于購買辦公用品，XXX”），要單獨(dú)記錄金額、借款人、日期；
票據(jù)：未入賬的支票、匯票，或者已經(jīng)作廢但沒處理的現(xiàn)金支票，這些不算現(xiàn)金，要備注說明；
個(gè)人物品：比如出納自己的錢包、鑰匙，必須拿出來，不能計(jì)入盤點(diǎn)范圍。
第二步：點(diǎn)數(shù)現(xiàn)金，分幣種、分面值記錄
現(xiàn)金要當(dāng)面點(diǎn)，出納和會(huì)計(jì)一起數(shù)，監(jiān)盤人在旁邊監(jiān)督。建議準(zhǔn)備一張“現(xiàn)金盤點(diǎn)表”（文末附模板思路），按幣種（人民幣、美元等）、面值（100元、50元、10元……1角）分類記錄張數(shù)，再算金額。
舉個(gè)例子：100元面值20張，就是2000元；50元面值10張，就是500元……以此類推，最后加總得到“實(shí)際盤點(diǎn)現(xiàn)金總額”。
注意：如果有外幣現(xiàn)金，要按當(dāng)天的“即期匯率”折算成人民幣記錄（匯率以央行或公司規(guī)定的中間價(jià)為準(zhǔn)），避免后續(xù)對(duì)賬混亂。
步驟3：對(duì)比賬實(shí)，算出差異額
盤點(diǎn)完實(shí)際現(xiàn)金后，下一步是和賬面余額對(duì)比，算出“差異額”：
差異額=實(shí)際盤點(diǎn)現(xiàn)金總額-賬面余額
如果差異額>0，說明“盤盈”（實(shí)際比賬上多）；
如果差異額<0，說明“盤虧”（實(shí)際比賬上少）；
如果差異額=0，說明賬實(shí)一致，皆大歡喜。
這里要注意一個(gè)細(xì)節(jié)：白條抵庫的金額要從實(shí)際盤點(diǎn)現(xiàn)金中扣除。比如實(shí)際數(shù)出10000元，但有一張300元的白條，那么“實(shí)際可支配現(xiàn)金”=10000-300=9700元，再和賬面余額對(duì)比。因?yàn)榘讞l本質(zhì)是“未入賬的支出”，不能算公司的“可用現(xiàn)金”。
步驟4：查找差異原因，別放過任何小細(xì)節(jié)
如果賬實(shí)不符，千萬別慌，先冷靜找原因。常見的差異原因有這幾種，按優(yōu)先級(jí)排查：
記賬錯(cuò)誤：比如出納登記日記賬時(shí)，把“收500元”寫成“付500元”，或者小數(shù)點(diǎn)錯(cuò)位（1000元記成100元）；
憑證漏記：當(dāng)天的收款單沒及時(shí)交給會(huì)計(jì)入賬，導(dǎo)致賬面余額少記；
盤點(diǎn)錯(cuò)誤：數(shù)錢時(shí)數(shù)錯(cuò)張數(shù)，或者面值算錯(cuò)（比如把50元當(dāng)成100元）；
白條抵庫未處理：之前的白條沒入賬，導(dǎo)致實(shí)際現(xiàn)金比賬面少；
異常情況：比如現(xiàn)金被盜、挪用（這種情況很少見，但如果排除了前四種，就要警惕）。
舉個(gè)我遇到的例子：有次盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)盤虧200元，查了半天賬沒找到問題，最后發(fā)現(xiàn)是出納把一張200元的費(fèi)用報(bào)銷單夾在票據(jù)里忘了給會(huì)計(jì)，導(dǎo)致賬面少記了支出（實(shí)際現(xiàn)金已經(jīng)付出去了，但賬上沒減）。所以，遇到差異先從“自己人”的操作失誤排查，大概率不是大問題。
步驟5：填寫《現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表》，三方簽字確認(rèn)
找到原因后，要填寫《現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表》，這是清查結(jié)果的“書面憑證”，必須包含這些信息：
盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)地點(diǎn)、參與人員（會(huì)計(jì)、出納、監(jiān)盤人）簽字；
賬面余額、實(shí)際盤點(diǎn)現(xiàn)金總額、白條抵庫金額、差異額；
差異原因分析（比如“記賬錯(cuò)誤，已更正”“漏記報(bào)銷單，補(bǔ)記后賬實(shí)一致”）；
處理意見（比如“盤盈100元無法查明原因，建議計(jì)入營業(yè)外收入”）。
這張表一定要三方簽字，原件存檔，復(fù)印件給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和老板看，避免后續(xù)“甩鍋”。
步驟6：后續(xù)處理，該調(diào)賬的調(diào)賬，該整改的整改
清查不是結(jié)束，后續(xù)處理才是關(guān)鍵：
如果賬實(shí)一致，把《現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表》存檔，結(jié)束流程；
如果有差異，先按“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目調(diào)賬（具體分錄見下一部分），再根據(jù)審批結(jié)果處理；
如果發(fā)現(xiàn)管理漏洞（比如白條太多、備用金超標(biāo)），要出一份《現(xiàn)金管理整改建議》，比如“要求借款必須3天內(nèi)報(bào)銷”“備用金限額從5000元降到3000元”，推動(dòng)流程優(yōu)化。
三、最容易踩坑的5個(gè)細(xì)節(jié)，老會(huì)計(jì)也常栽跟頭
現(xiàn)金清查看似簡(jiǎn)單，但這些“小細(xì)節(jié)”沒注意，輕則白干活，重則埋下風(fēng)險(xiǎn)隱患。我整理了5個(gè)高頻踩坑點(diǎn)，幫你避坑：
坑1：“白條抵庫”視而不見，直接計(jì)入現(xiàn)金總額
錯(cuò)誤做法：盤點(diǎn)時(shí)看到白條，覺得“都是公司內(nèi)部人借的，沒事”，直接把白條金額算進(jìn)實(shí)際現(xiàn)金里，導(dǎo)致賬實(shí)對(duì)比虛增。
正確做法：白條必須單獨(dú)記錄，從實(shí)際現(xiàn)金中扣除后再對(duì)比賬面。比如實(shí)際現(xiàn)金10000元，白條2000元，實(shí)際可用現(xiàn)金是8000元，按8000元對(duì)比賬面。而且白條要跟蹤催還，超過3天沒報(bào)銷的，必須上報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。
坑2：備用金超過限額，覺得“反正是公司的錢，無所謂”
錯(cuò)誤做法：《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定“日常零星開支所需庫存現(xiàn)金限額為3-5天的用量，特殊情況不超過15天”，但有的公司保險(xiǎn)柜里放著十幾萬現(xiàn)金，會(huì)計(jì)覺得“方便付款”，不管限額。
正確做法：超過限額的現(xiàn)金必須及時(shí)送存銀行。比如公司日常每天花1000元，備用金限額最多5000元，超過的部分當(dāng)天就要存銀行，避免大額現(xiàn)金存放風(fēng)險(xiǎn)（比如被盜、挪用）。
坑3：外幣現(xiàn)金折算匯率隨便選，導(dǎo)致差異
錯(cuò)誤做法：盤點(diǎn)外幣現(xiàn)金時(shí)，按“上個(gè)月的匯率”或“自己預(yù)估的匯率”折算，和賬面用的“即期匯率”不一致，導(dǎo)致人為差異。
正確做法：外幣折算匯率必須用“盤點(diǎn)當(dāng)日”的即期匯率（以央行官網(wǎng)或公司指定的金融機(jī)構(gòu)報(bào)價(jià)為準(zhǔn)），并在《現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告表》上注明匯率來源，避免后續(xù)對(duì)賬扯皮。
坑4：盤點(diǎn)表只寫“總額”，不寫“明細(xì)”
錯(cuò)誤做法：盤點(diǎn)表上只填“實(shí)際現(xiàn)金10000元”，不寫100元多少張、50元多少張，后續(xù)如果發(fā)現(xiàn)金額不對(duì)，根本沒法追溯哪里數(shù)錯(cuò)了。
正確做法：必須按面值明細(xì)記錄，比如“100元：80張（8000元），50元：20張（1000元），10元：100張（1000元）”，這樣即使總額錯(cuò)了，也能通過明細(xì)倒查。
坑5：“日清日結(jié)”做不到，月底突擊盤點(diǎn)
錯(cuò)誤做法：平時(shí)不管現(xiàn)金，月底為了應(yīng)付檢查突擊盤點(diǎn)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)差異太大，根本查不清是哪天出的問題。
正確做法：出納每天下班前必須“日清日結(jié)”——核對(duì)當(dāng)天的現(xiàn)金收付憑證和日記賬，確保賬實(shí)一致；會(huì)計(jì)每周至少抽查一次，別等月底堆成“爛攤子”。
四、盤盈盤虧怎么辦？3步搞定賬務(wù)處理，分錄直接套用
遇到盤盈或盤虧，很多會(huì)計(jì)不知道怎么記賬，其實(shí)按“先調(diào)賬、再審批、后處理”的步驟來，一點(diǎn)都不難。
第一步：先通過“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”調(diào)賬
不管盤盈還是盤虧，第一步都是把“賬實(shí)差異”先記到“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目（這個(gè)科目就像“中轉(zhuǎn)站”，暫時(shí)存放未處理的差異）。
盤盈時(shí)（實(shí)際比賬上多）：
借：庫存現(xiàn)金（差異額）
貸：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
盤虧時(shí)（實(shí)際比賬上少）：
借：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
貸：庫存現(xiàn)金（差異額）
第二步：查明原因，按審批結(jié)果處理
調(diào)賬后，要把差異原因和處理建議報(bào)給老板或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，根據(jù)審批結(jié)果做下一步分錄：
情況1：盤盈的處理
如果是“記賬錯(cuò)誤”（比如少記了收款），更正后沖回：
借：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
貸：其他應(yīng)付款（如果是應(yīng)退還給別人的錢）/ 主營業(yè)務(wù)收入（如果是漏記的收入）
如果“無法查明原因”（比如數(shù)錢時(shí)多出來的，找不到來源），按規(guī)定計(jì)入“營業(yè)外收入”：
借：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
貸：營業(yè)外收入
情況2：盤虧的處理
如果是“責(zé)任人賠償”（比如出納數(shù)錯(cuò)錢，需要個(gè)人賠償）：
借：其他應(yīng)收款——XX（責(zé)任人）
貸：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
如果是“管理不善導(dǎo)致?lián)p失”（比如現(xiàn)金被盜，且公司沒買保險(xiǎn)）：
借：管理費(fèi)用
貸：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
如果是“自然災(zāi)害等不可抗力”（比如洪水沖走了現(xiàn)金）：
借：營業(yè)外支出
貸：待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢
第三步：大額差異記得稅務(wù)備案
如果盤盈或盤虧金額較大（比如超過5萬元），或者屬于“非正常損失”（比如被盜），記得在企業(yè)所得稅匯算清繳前向稅務(wù)局備案，否則可能影響稅前扣除。具體備案資料可以咨詢當(dāng)?shù)囟悇?wù)局，各地要求略有差異。
五、日常3個(gè)小技巧，讓現(xiàn)金清查更輕松
其實(shí)做好日常管理，現(xiàn)金清查會(huì)變得很簡(jiǎn)單。分享3個(gè)我自己在用的小技巧：
1. 用“現(xiàn)金管理臺(tái)賬”記錄白條和借款
準(zhǔn)備一個(gè)Excel表，專門記錄“白條借款”：借款人、金額、日期、用途、預(yù)計(jì)報(bào)銷日期，每周催一次，避免白條堆積。我之前用這個(gè)方法，把公司的白條從10多張降到2張以內(nèi)，盤點(diǎn)時(shí)省心多了。
2. 給保險(xiǎn)柜貼“現(xiàn)金限額提示貼”
在保險(xiǎn)柜門上貼一張便簽，寫清楚“備用金限額：3000元，超過請(qǐng)及時(shí)存銀行”，提醒出納和自己，避免大額現(xiàn)金存放。
3. 每月清查后寫“小結(jié)”
清查結(jié)束后花5分鐘寫個(gè)小結(jié)：本月差異原因、發(fā)現(xiàn)的問題、整改措施，比如“本月盤虧100元，因出納漏記報(bào)銷單，已要求出納每日下班前提交憑證”。堅(jiān)持下來，現(xiàn)金管理會(huì)越來越規(guī)范。
現(xiàn)金清查這件事，說復(fù)雜也復(fù)雜，說簡(jiǎn)單也簡(jiǎn)單——關(guān)鍵在于“細(xì)心”和“堅(jiān)持”。每月花1-2小時(shí)按流程走一遍，既能守護(hù)公司資金安全，也能讓自己的工作更踏實(shí)。別覺得“麻煩”，等你因?yàn)榍宀榧皶r(shí)發(fā)現(xiàn)一個(gè)小問題，避免了更大的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，就會(huì)明白：這才是會(huì)計(jì)工作最有價(jià)值的時(shí)刻。
